Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 23.05.2016

KW_TAGS

ksiegowosc-online

Rosnąca popularność usług zdalnej księgowości, a także płynąca z nich wygoda i oszczędność sprawiają, że coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw, a nawet fundacji czy instytucji publicznych, decyduje się na korzystanie z takich rozwiązań. Jak jednak wybrać odpowiednią do potrzeb ofertę? I czym tak naprawdę różni się tzw. pełna księgowość online od prostej oferty biur rachunkowych udostępniających jedynie podstawowy zakres usług?

Pełna księgowość online w formule zdalnej w praktyce przypomina wirtualne biuro, a dostawcy usług tego typu oferują coraz bardziej zaawansowane narzędzia, uzupełniając je o doradztwo w zakresie finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym. Nie wszystkie biura rachunkowe proponujące rozwiązania księgowe online działają w tak komplementarnej formule – wiele firm oferuje jedynie zestaw podstawowych aplikacji, w działaniu przypominających księgę przychodów i rozchodów, uzupełnioną ewentualnie o narzędzia do organizacji dokumentów czy ewidencji pracowniczej. O co warto w takim razie zapytać biuro rachunkowe przed podpisaniem umowy? Jak wybrać ofertę odpowiadającą potrzebom firmy?

Narzędzia do zarządzania finansami i księgowością

Warto przede wszystkim zbadać jakie możliwości mają oferowane przez usługodawcę narzędzia do zarządzania finansami firmy. Najlepsi dostawcy usług księgowości online proponują niezwykle rozbudowane narzędzia, które pozwalają na elastyczne zarządzanie płatnościami i dokumentacją, nawet z urządzeń mobilnych. Kontrola transakcji, fakturowanie online czy umożliwiający wiekowanie należności kalendarz płatności to niektóre z wielu modułów i opcji oferowanych przez najlepszych dostawców księgowości online.

Kluczowe jest upewnienie się, czy proponowane rozwiązania pozwolą nie tylko na kontrolę historii transakcji czy uporządkowanie bazy kontrahentów, ale też czy pozwolą na integrację z systemami bankowymi, czy nawet w jakim zakresie umożliwią generowanie gotowych do wykorzystania dokumentów.

Od poziomu zaawansowania narzędzi do zarządzania finansami i księgowością zależy, czy prowadzenie operacji finansowych będzie wygodne i łatwe w obsłudze. Warto także dowiedzieć się, czy usługodawca zapewnia wsparcie eksperckie w razie problemów z korzystaniem z udostępnionych aplikacji.

Narzędzia do zarządzania kadrami i płacami

Oferowane przez usługodawców księgowości online narzędzia pomocne bywają także w zarządzaniu kadrowo-płacowym w firmie. Proponowane systemy pozwalają więc na dokładną ewidencję pracowników, organizację związanych z każdą zatrudnioną osobą dokumentów a także nadzór nad wynagrodzeniami, urlopami, szkoleniami BHP, badaniami lekarskimi czy nawet procesem rozliczania premii. Warto również upewnić się, czy możliwe jest udzielenie do tych aplikacji spersonalizowanych dostępów, aby każdy pracownik mógł mieć wgląd w swoje dane, rozliczyć samodzielnie delegację czy nawet złożyć wniosek o urlop. Aplikacje te pozwalają w zauważalny sposób usprawnić organizację w firmie, często nawet pozwalając na wyliczenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Funduszem Pracy czy Urzędem skarbowym, co gwarantuje niezwykłą oszczędność czasu. Warto pamiętać, że usługi te dostępne bywają jedynie wśród usługodawców tak zwanej pełnej księgowości online i nie stanowią części oferty większości biur rachunkowych.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo przechowywanych w chmurze danych to niezwykle ważna kwestia, a od odpowiednich zabezpieczeń zależy nie tylko reputacja firmy – wymaga tego prawo. Baza pracowników, historia płatności czy informacje o kontrahentach to niezwykle cenne dane, których wyciek mógłby nieść za sobą poważne konsekwencje. Niestety wiele przedsiębiorstw zapomina o tej kwestii, zdając się na biura rachunkowe ze słabo zabezpieczonymi komputerami. Jest to błąd – przed podpisaniem umowy należy więc upewnić, czy wykorzystywane przez potencjalnego usługodawcę zabezpieczenia są wystarczające. Na bezpieczeństwo danych warto też spojrzeć nie tylko w kontekście obrony przez cyberprzestępcami, lecz również ochronę danych przed błędem ludzkim czy awarią systemów informatycznych – posiadanie kopii zapasowych wszystkich dokumentów jest w takich wypadkach kluczowe. Możliwość elastycznego nadawanie posiadającym dostęp do systemu odpowiednich uprawnień jest również ważne w przypadku, gdy do narzędzi dostęp ma więcej niż jedna osoba.

Zakres usług doradczych

W związku z realizacją usług księgowości online w formule zdalnej, niezwykle istotny jest zakres dodatkowych usług doradczych w zakresie finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, wsparciu z analizą finansową firmy i pomocy w kontaktach z ZUS, czy w przypadku wizyty audytora lub kontroli skarbowej. Oferowanie tego rodzaju usług dodatkowych pozwoli na prowadzenie księgowości w firmie samodzielnie oraz likwiduje konieczność zatrudniania dodatkowych specjalistów, czy też korzystania z usług jeszcze innej firmy. Tej kwestii nie można ignorować, bowiem nieprawidłowe przygotowanie firmy w przypadku kontroli skarbowej może nieść za sobą wiele nieprzyjemnych skutków. Warto więc zabezpieczyć się na wszelkie sytuacje i upewnić, czy – i w jakim zakresie – usługodawca gwarantuje wsparcie doradcze, zarówno w kontekście wsparcia przy obsłudze udostępnionych narzędzi, ale także w związku z nieprzewidzianymi sytuacjami i koniecznością zasięgnięcia konkretnej porady eksperckiej.

Dzisiejsza sytuacja na polskim rynku

Wybór odpowiedniego dostawcy nie musi być wcale trudny. Aby mieć pewność, że oferowane narzędzia w pełni wykorzystują dostępne technologie i możliwości, a zakres dodatkowych usług doradczych w pełni spełnia nasze potrzeby, warto przyjrzeć się ofercie usługodawców oferujących księgowość online w pełnym zakresie. Na naszym rodzimym rynku jedną z wyróżniających się ofert jest proponowana przez ING Bank Śląski usługa ING Księgowość, w ramach której otrzymamy szereg narzędzi do zarządzania finansami, księgowością, płacami i kadrami w firmie, wraz z pełnym wsparciem doradczym i eksperckim. Zwykłe biura księgowe nie pozwalają na aż tak wiele. Ale i choć inne polskie banki również dostrzegając rosnącą popularność księgowości online rozbudowując swoje usługi także w tym zakresie, to w kontekście pełnej księgowości ING wydaje się być nadal bezkonkurencyjne. Poziom zabezpieczeń w tym przypadku stoi także na najwyższym poziomie, warto więc tej ofercie się przyjrzeć, a przynajmniej wykorzystać ją do oceny ofert innych usługodawców.

 
ING Bank Śląski usługa ING Księgowość

Dołącz do dyskusji

Kod antyspamowy
Odśwież

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Płatność kartą

Płatności kartą czy gotówką? Za i przeciw

Coraz bardziej powszechne stają się płatności kartą zbliżeniową.Tylko 25% osób, które posiadają kartę płatniczą, nie korzystają z niej przynajmniej raz...

flaga-unii-europejskiej

Szlakiem Funduszy Europejskich… [część 2]

Od wstąpienia Polski do Unii Europejskiej minęło ponad 11 lat. Czy był to okres dobrze wykorzystanych szans na rozwój, czy czas zmarnowanych szans i...

portfel-strategiczny-nieruchomosci

Zarządzanie portfelem nieruchomości – od czego zacząć?

Nieruchomości są jedną z najistotniejszych kategorii inwestycji - generują atrakcyjne, długoterminowe strumienie dochodów i są namacalnym aktywem o...

Biznesplan

BiznesPlan - czy rzeczywiście jest konieczny?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej bez stworzenia biznesplanu jest...

wynajem mieszkania opłacalny

Wynajem mieszkań ciągle opłacalny!

Oparte na medianach stawki rynkowe, kupno mieszkania na wynajem przynosi atrakcyjniejsze od lokat bankowych zyski

newconnect

3 2 1 - NewConnect

Kilka słów o warunkach wejścia na NewConnect

Kredyt za zamochód

Przewłaszczenie samochodu pod pożyczkę alternatywą dla kredytu...

Prowadząc lub zakładając działalność gospodarczą, powinniśmy zainteresować się tematem dodatkowych źródeł finansowania własnej firmy.

alternatywne finansowanie pieniadz

Alternatywne formy finansowania firmy - co zamiast kredytu?

Zdobywanie finansowania i racjonalne jego wykorzystywanie jest jednym z najważniejszych zadań jakie muszą realizować przedsiębiorcy