Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 11.08.2017

KW_TAGS

Obniżenie kosztów w firmie

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to doskonale zdajesz sobie sprawę, że firma może generować duże koszty. Wydatki na biuro, samochód, reklamę, sprzęt. Bardzo często powodują, że w Twojej kieszeni zostaje niewiele.

Co zatem zrobić, aby skutecznie obniżyć koszty prowadzenia własnego biznesu? Jak możesz zoptymalizować swoje koszty tak, aby w portfelu zostało Ci znacznie więcej niż dotychczas? Poznaj 8 skutecznych i prostych sposobów, dzięki którym znacznie mniej wydasz na utrzymanie swojej firmy.

1. Lokal

Siedziba firmy jest zazwyczaj tym czynnikiem, który generuje największe koszty. Choć zależy to od rodzaju prowadzonego biznesu.

Niektóre rodzaje działalności wymagają spełniania określonych norm i przepisów. W tym przepisów odnoszących się do lokalu, w którym dana firma funkcjonuje. Dotyczy to między innymi działalności gastronomicznej, fryzjerskiej, kosmetycznej, opiekuńczo-edukacyjnej (żłobki i przedszkola).

Natomiast pozostałe rodzaje działalności gospodarczej nie są obarczone tak restrykcyjnymi wymogami, więc koszty związane z lokalem można skutecznie obniżyć.

Jak to zrobić?

Po pierwsze, możesz prowadzić lokal we własnym mieszkaniu. Wówczas unikasz kosztów związanych z czynszem za najem lokalu. Ponadto w takiej sytuacji możesz część kosztów związanych z eksploatacją lokalu mieszkalnego pod cele prowadzenia działalności gospodarczej, wrzucić w koszty firmy i tym samym obniżyć podatek dochodowy.

Jeżeli nie masz własnego mieszkania, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby podpisać umowę bezpłatnego użyczenia z rodzicami, wujkiem lub kimś z rodziny. Wówczas prowadzisz swoją firmę w bezpłatnie użyczonym lokalu. Nie ponosisz z tego tytułu żadnych kosztów. Licz się jednak z tym, że może wzrosnąć podatek od nieruchomość za część lokalu mieszkalnego, który przeznaczono na prowadzenie firmy.

Jednak i tu można zastosować wyjątek. Podatek nie wzrośnie, jeżeli w danym pomieszczeniu będziesz jednocześnie mieszkał i prowadził działalność. Czyli część pokoju przeznaczasz na cele mieszkalne, a część na cele prowadzenia własnego biznesu.

Po drugie, jeśli jesteś freelancerem i pracujesz zdalnie. Żeby nie generować dodatkowych kosztów związanych z lokalem na biuro, możesz skorzystać z oferty centrów coworkingowych. Możesz tam wynająć biurko na określony czas. Korzystać ze sprzętu multimedialnego, sali konferencyjnej. Masz też możliwość spokojnego spotykania się ze swoimi klientami. Zyskujesz również prestiżowy adres siedziby dla firmy. To korzystne rozwiązanie, ponieważ nie wiąże się z wysokimi kosztami wynajmu biura na mieście.

2. Konto firmowe

Nie ma przepisu, który sankcjonowałby konieczność posiadania konta firmowego. Jest tylko jeden wyjątek. Musisz mieć konto firmowe, jeżeli drugą stroną danej transakcji jest inny przedsiębiorca. A jednorazowa wartość tej transakcji przekracza kwotę 15 tys. euro. Niezależnie od ilości przelewów, na którą byś ją podzielił. Wówczas obligatoryjnie musisz mieć firmowe konto bankowe.

Jednak ja polecam posiadanie dwóch odrębnych kont: firmowego i prywatnego. Dzięki temu będziesz miał pełną kontrolę nad finansami. To pozwoli Ci utrzymać w ryzach wydatki. 

Decydując się na konto firmowe weź pod uwagę:

  • opłaty za otwarcie i prowadzenie rachunku,
  • koszty przelewów,
  • koszty wpłat i wypłat gotówki w oddziałach,
  • możliwość korzystania z kart płatniczych,
  • dostęp do sieci bankomatów i wpłato matów,
  • ilość i lokalizacja placówek,
  • dostępność obsługi konta przez Internet i/lub przez telefon,
  • dostępność usług i produktów dodatkowych w danym banku, takich jak kredyt, karty, kredytowe czy ubezpieczenia.

Wybieraj te rachunki bankowe, gdzie nie płacisz na prowadzenie konta, masz bezpłatne przelewy i dodatkowe promocje produktowe.

3. Księgowość

To kolejny koszt, który możesz zredukować. Jeśli znasz się na księgowości lub chcesz się poznać. Możesz samodzielnie prowadzić rozliczenia swojej firmy. Szczególnie nie będzie to wymagające, jeżeli będziesz rozliczał się na ryczałcie lub karcie podatkowej. W tych dwóch przypadkach nie musisz prowadzić dodatkowych i skomplikowanych ewidencji.

Nieco inaczej sytuacja przedstawia się, jeżeli zdecydowałbyś się na zasady ogólne. Tutaj musisz prowadzić książkę przychodów i rozchodów, ewidencję przebiegu pojazdów, wynagrodzeń etc. To może okazać się dość skomplikowane. A każdy błąd może Cię drogo kosztować.

Drugą opcją jest zlecenie prowadzenia księgowości profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Jak obniżyć koszty związane z wynajęciem księgowej? Szukaj ofert promocyjnych. Bardzo często firmy księgowe oferują swoje usługi przez pierwsze kilka miesięcy za symboliczne kwoty. Ponadto jeżeli polecisz biuro nowemu klientowi, wówczas możesz liczyć na kolejne zniżki.
Wiele biur rachunkowych oferuje usługę wirtualnej księgowości, która także znacznie obniża koszty. W takiej sytuacji przesyłasz wszystkie dokumenty księgowe mailem do firmy i tam są one rozliczane. Ponadto wybieraj biura, które odbierają dokumenty od swoich kontrahentów i reprezentują ich przed urzędami. To także skutecznie obniży Twoje koszty.

4. Reklama

Koszty reklamy dość istotnie obciążają budżet firmy. Ponadto tradycyjne działania reklamowe (ulotki, ogłoszenia, ofertowanie) nie zawsze są skuteczne. Niska skuteczność działań marketingowych wynika głównie z faktu, że z każdej strony ludzie zalewani są kolejnymi ofertami i promocjami. Uodpornili się na przekaz reklamowy i bardzo często wręcz go nie zauważają.
Dlatego w ramach działalności reklamowej zastosuj następujące strategie. Po pierwsze, testuj swoje działania reklamowe. Sprawdzaj, skąd klienci dowiedzieli się o Twojej firmie. Pytaj, gdzie znaleźli informację o ofercie. Ta wiedza pozwoli Ci wygasić te kanały komunikacji, które nie przynoszą żadnych zysków. A zaoszczędzone środki będziesz mógł przeznaczyć na reklamę, która generuje realne efekty. W konsekwencji zwiększysz napływ użytkowników do firmy i tym samym poprawisz sprzedaż.
Po drugie, zmień tradycyjną formę reklamy w content marketing. Content marketing, czyli marketing treści. Polega na udostępnianiu internautom wartościowych informacji. Chodzi o treści rozwiązujące ich problemy. Możesz publikować fachowe artykuły, pisać poradniki, tworzyć tutoriale, prowadzić webinary. Dzięki temu zbudujesz pozycję eksperta, a ludzie uwielbiają kupować od ekspertów. Ponadto dotrzesz do znacznie szerszej grupy odbiorców, ponieważ Twoja treść będzie udostępniania kolejnym osobom.

Co więcej, dzięki publikacji wartościowych treści znacznie szybciej i łatwiej wypozycjonujesz swoją stronę firmową. A to sprawi, że trafi na nią większa liczba internautów.

Jednak najważniejszą korzyścią z content marketingu jest zbudowanie zaufania, zaangażowania i trwałych relacji z klientami.

5. Sprzęt elektroniczny

Koszty zakupu oraz bieżącej eksploatacji sprzętu elektronicznego, również możesz skutecznie obniżyć. Jeżeli chodzi o zakup, to możesz zdecydować się na sprzęt używany. Kupuj sprzęt poleasingowy. Jest zazwyczaj w dobrym stanie i o wysokich parametrach użytkowych.

Czasami warto zastanowić się nad tym, czy zamiast kupować lepiej nie wydzierżawić danego urządzenia lub nie skorzystać z opcji leasingu. W dłuższej perspektywie może być to bardziej opłacalne niż zakup. W przypadku dzierżawy np. drukarki, to po stronie firmy obsługującej będą leżały koszty związane z jej serwisem, naprawami, dostarczaniem materiałów eksploatacyjnych. Ty będziesz opłacał jedynie koszty wynajmu urządzenia.

Decydując się na sprzęt elektroniczny, zawsze wybieraj urządzenia o najwyższej klasie energetycznej. To pozwoli Ci zaoszczędzić sporo na rachunkach za prąd. Wybieraj laptopy z wydajnymi bateriami, na których możesz pracować przez kilka godzin bez potrzeby ładowania.

Pamiętaj również o tym, aby zawsze wyłączać sprzęt i nie zostawiać go w funkcji czuwania. To wiąże się z poborem prądu i ma wpływ na wysokość rachunku.

6. Spotkania z klientami

Jeżeli to możliwe, staraj się unikać spotkań z klientami. Proponuj rozmowy telefoniczne, przez Skype’a lub tele/videokoneferencje. To także oszczędność kosztów związanych z podróżą, wydatkami na paliwo, bilety etc.
W dzisiejszych czasach naprawdę wiele rzeczy można załatwić zdalnie. Bez konieczności osobistego spotykania się. To także kolosalna oszczędność czasu, którą możesz przeznaczyć na rozwój swojego biznesu.

7. Drukowanie

Koszty wydruków wbrew pozorom nie są takie niskie. Niejednokrotnie wydatki na drukowanie zbliżają się swoim poziomem do kosztów związanych z reklamą i marketingiem firmy.

Jak skutecznie obniżyć koszty wydruków?

Przede wszystkim zastanów się, czy wszystko musisz drukować. Bardzo często przekonasz się, że wcale nie ma takiej potrzeby.

Po drugie, inwestuj w nowoczesny sprzęt do drukowania. Kupuj drukarki wysokiej jakości. Są oszczędne. Nie zużywają dużo energii oraz tuszu.

Po trzecie, drukuj dwustronnie. To pozwoli Ci oszczędzić zarówno papier, jak również tonery.

Po czwarte, nie kupuj nowych tonerów, tylko regeneruj zużyte tonery. To także znacznie tańsze rozwiązanie wpływające na końcowy koszt wydruku.

Po piąte, w drukowanym materiale zmniejszaj czcionkę i usuwaj wszystkie zbyteczne materiały graficzne. Najczęściej to reklamy, więc Twój przekaz nie straci nic na jakości.

Po szóste, zwiększ marginesy. Wówczas więcej tekstu zmieści się na stronie i w konsekwencji wydruk będzie tańszy.

Po siódme, ustaw w drukarce domyślne drukowanie kolorem czarnym. Nie drukuj w kolorze, bo to znacznie zwiększa koszty.

8. Samochód

Wydatki na samochód firmowy to kolejny koszt obciążający budżet. Tu także masz pole manewru. Niekoniecznie musisz przerzucać się od razu na komunikację miejską (choć jest to tanie i ekologiczne). Możesz korzystać również opcji car sharingu. To stosunkowo nowa opcja na polskim rynku. W dużym skrócie polega na tym, że wynajmujesz samochód na określony czas.
Płacisz tylko za ten czas, w którym realnie korzystasz z samochodu. Ponadto nie musisz martwić się o opłaty parkingowe. Operator systemu posiada własne wykupione miejsca parkingowe w miastach. Dzięki czemu też oszczędzasz.

Nie ponosisz dodatkowych kosztów związanych z wydatkami na paliwo, naprawy, czy ubezpieczenie. To bardzo wygodne i tanie.
Zatem jeśli poruszasz się głównie po mieście, to warto skorzystać z tego rozwiązania niż utrzymywać własny samochód, który generuje przecież duże koszty.

Podsumowanie

Poznałeś proste i skuteczne sposoby na to, aby obniżyć koszty prowadzenia własnej firmy. Dzięki temu w dość krótkim czasie zauważysz znaczącą poprawę. Wystarczy, że wdrożysz je w życie. Wybierz te, które najbardziej do Ciebie przemawiają lub te, które możesz zastosować u siebie. Podziel się w komentarzu swoimi sposobami na niższe koszty w firmie!

 
Michał Jezierski
trener, konsultant, przedsiębiorca. Ekspert w zakresie przedsiębiorczości, pozyskiwania zewnętrznego finansowania i copywritingu
www.krb.waw.pl

 

Komentarze  

Johnny
@ Johnny 26.08.2017 10:50
U mnie była to restrukturyzacja - część załogi wyrzucono - obniżenie kosztów, poziom master!

Dołącz do dyskusji

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

bizoncapital

Platforma pożyczkowa szansą dla firm zaniedbanych przez banki?

Okresowe lub stałe problemy z płynnością to smutna codzienność większości polskich przedsiębiorstw. Prawie co drugi przedsiębiorca w kraju jest bez...

Płatność kartą

Płatności kartą czy gotówką? Za i przeciw

Coraz bardziej powszechne stają się płatności kartą zbliżeniową.Tylko 25% osób, które posiadają kartę płatniczą, nie korzystają z niej przynajmniej raz...

newconnect

3 2 1 - NewConnect

Kilka słów o warunkach wejścia na NewConnect

Kredyt za zamochód

Przewłaszczenie samochodu pod pożyczkę alternatywą dla kredytu...

Prowadząc lub zakładając działalność gospodarczą, powinniśmy zainteresować się tematem dodatkowych źródeł finansowania własnej firmy.

umowa franczyzy

Umowa franczyzy - na co należy zwrócić uwagę przed jej podpisaniem

Franczyza to sposób na własny biznes pod cudzym szyldem. Jest to rodzaj umowy, polegającym na prowadzeniu przez przedsiębiorcę działalności w ramach już...

unia-europejska-flaga-czesc

Polska wobec wyzwań nowej perspektywy finansowej 2014-2020

W nowym okresie programowym Polska otrzyma 72,9 mld euro. Warto więc dowiedzieć się na co i gdzie szukać unijnego wsparcia

condohotel - osiedle

Condo - niedoceniana inwestycja, dlaczego warto?

Sprawdź, czy pomysł wspólnego kupienia hotelu może być opłacalny, czy wiesz czym jest system condo (aparthotele) i na jakich zasadach działają?

Trzy największe mity dotyczące windykacji - nie taki diabeł straszny?

9 na 10 przedsiębiorstw ma większe lub mniejsze problemy z odzyskiwaniem należności. Obecnie firmy wydają na windykację około 7% wszystkich kosztów