Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 16.06.2014

KW_TAGS

Karty paliwowe przestały być już tylko zwykłą formą rozliczania się firm z koncernami paliwowymi. Operatorzy oferują możliwość uiszczenia opłat za przejazdy autostradami, systemy zarządzania wspierające zarządzanie oraz inne usługi dodatkowe.

– Większość koncernów paliwowych obudowała kartę paliwową tak szerokim wachlarzem dodatkowych usług, że już niemal zapominamy o pierwotnej funkcji karty, czyli możliwości szybkiego rozliczania się za zakupione paliwo – przyznaje Bogumiła Czernecka, kierownik floty i transportu w SIG Sp. z o. o.

Obecnie menedżerowie floty wraz z kartą paliwową otrzymują możliwość rozliczania się nie tylko za benzynę czy olej napędowy. – Dzięki karcie paliwowej nasi pracownicy mogą płacić w całej Europie nie tylko za paliwo, ale również za myjnie, przejazdy autostradami, tunelami, mostami, wykupywać winiety w całej Europie – mówi Michał Krakowski, kierownik działu administracji Barlinek S.A. Takie rozwiązania oferują wszystkie największe koncerny paliwowe działające na polskim rynku.

W ostatnich latach koncerny poszerzyły ofertę także o systemy ułatwiające nadzór nad flotą. Co dokładnie proponują w ramach kart paliwowych ich operatorzy? Podstawa to wystawianie zbiorczej faktury na zakupy dokonywane przez kierowców aut służbowych. Kierownik floty odpowiedni dokument otrzymuje raz lub dwa razy w miesiącu.

To drugie rozwiązanie przyjął chociażby PKN Orlen, który wystawia pierwszą fakturę za transakcje od 1 do 15 każdego miesiąca i drugą od 16 do ostatniego dnia miesiąca. W załącznikach zarządzający flotą otrzymuje także dodatkowe informacje dotyczące numeru karty paliwowej i numeru rejestracyjnego pojazdu, nazw, cen i ilości zakupionych produktów oraz wartość poszczególnych transakcji. W zależności od operatora karty paliwowej, może on także uzyskać informacje dotyczące średniego zużycia paliwa przez dany samochód czy nawet emisji spalin.

Raporty w sieci

Bardzo rozbudowane narzędzie do analizowania wydatków na flotę ma BP – BP FleetExpert, gdzie oprócz standardowych raportów można wygenerować np. wzorce zachowania dotyczące tankowania czy naprawy pojazdu, jak również budowanie własnych baz danych z kontaktami, opisami i zdjęciami samochodów oraz planowane przeglądy. Takie dokumenty są dostępne w postaci elektronicznej po zalogowaniu na specjalny portal.

W przypadku Orlenu takie miejsce stanowi flota.orlen.pl, Grupa Lotos stworzyła platformę lotosbiznes.pl, z kolei DKV ma portal dkv-euroservice.com, Shell – euroshell.pl, Statoil – www.kartypaliwowe.pl. Co ważne, informacje ujęte w zestawieniach przygotowanych przez operatora karty zazwyczaj można dość łatwo importować, ponieważ przeważnie są one zapisywane w ogólnie użytkowanych formatach.

Jednak w tym miejscu czasem rodzą się problemy związane ze zgodnością oprogramowania stosowanego przez firmę użytkującą karty paliwowe i rozwiązaniami proponowanymi przez emitentów kart.

Kompatybilność systemów

– Kilkukrotnie przedstawiane mi były propozycje dodatkowych rozwiązań flotowych w opcji związanych z kartami paliwowymi. Jednak my wykorzystujemy je tylko do rozliczeń płatności za zakupione paliwa, płyny eksploatacyjne i w sytuacjach awaryjnych zakup olejów silnikowych. Wynika to przede wszystkim z problemów kompatybilności systemów, na których oparte są dodatkowe rozwiązania z kart paliwowych z naszymi aplikacjami do zarządzania flotą. Ich dopasowanie zajęłoby zbyt dużo czasu. Dodatkowo zastosowanie takich rozwiązań wiąże się z dodatkowymi kosztami – mówi Tomasz Ziamek, zastępca dyrektora ds. inwestycji i środków transportu w Drozapol-Profil.

Niemniej, niektórym menedżerom floty zaproponowane przez operatorów kart paliwowych propozycje przypadły do gustu. – W naszym przypadku miesięczne raporty w formie elektronicznej ułatwiają pracę związane z księgowością. Dzięki odpowiednio skonfigurowanemu systemowi wszelkie potrzebne dane znajdują się już w tym raporcie. Wystarczy później je wyeksportować i przesłać do działu księgowości – mówi Bogumiła Czernecka. Do zwolenników usprawnień związanych z kartami paliwowymi należy także Michał Krakowski odpowiadający za flotę w Barlinek SA, chociaż jednocześnie zastrzega, że ich stopień użyteczność w pewnej mierze zależy od samego koncernu paliwowego, jak i od systemów na jakich pracuje dana firma.

– Obecnie korzystamy z kart paliwowych BP i jednocześnie z systemu Carmen eCar produkcji VirtualCarmen Software. Nie ma najmniejszych problemów z kompatybilnością obu systemów i dostrzegam dość dużo plusów związanych z ich współistnieniem. Raz na 14 dni otrzymuję zbiorczy plik z fakturami ze wszystkich państw, w których działają nasi przedstawiciele i dość szybko mogę te dane importować do Carmena. Poprzez odpowiednie skonfigurowanie systemu i karty paliwowej otrzymuję od razu dane także z rozbiciem na odpowiednie pozycje księgowe – przekonuje Michał Krakowski.

Koszty użytkowania

Uważa on, że systemy powiązane z kartami paliwowymi mogą znacznie ułatwiać pracę w spółkach, które nie mają jeszcze specjalnego oprogramowania do zarządzania flotą. – Część spółek z naszej grupy kapitałowej właśnie tak działa, choć wkrótce we wszystkich ma zostać wdrożony jednolity system do zarządzania flotą – dodaje.

Dużym problemem nie powinny być koszty związane z użytkowaniem systemów proponowanych przez koncerny. Przeważnie są one bezpłatne dla firm, które podpisały umowę na wydanie kart paliwowych, choć nie zawsze. Na przykład w przypadku systemu w wersji Premium oferowanego przez DKV musimy opłacić miesięczny abonament w wysokości 14,90 euro. Jednak taka inwestycja może się opłacić, ponieważ w tym pakiecie otrzymujemy analizę nieprawidłowości w użytkowaniu karty oraz szybką informacje o nich za pomocą e-maila.

W przypadku niewłaściwego korzystania z karty, menedżer floty również ma kilka możliwości rozwiązaniu problemu. – Dzięki miesięcznym zestawieniom otrzymywanych drogą elektroniczną, mogę zauważyć wszelkie anomalie związane z posługiwaniem się kartą paliwową przez pracownika – z pewność podwójne tankowanie jednego dnia czy zakup paliwa w piątek i poniedziałek daje do myślenia. Wówczas sprawdzamy czy taka czynność była uzasadniona i związana z obowiązkami naszego pracownika. Tym samym unikamy nadużyć oraz mamy dobre narzędzie do ewentualnego rozliczania się z osobą zatrudnioną w naszej spółce – uważa Bogumiła Czernecka z SIG Sp. z o.o.

Plastikowa konfiguracja

Drugą opcją jest skonfigurowanie karty paliwowej pod kątem szybkiego wykrywania czy wręcz zapobiegania nadużywania karty. – Można to uczynić na „sztywno” lub na „miękko”. Twarda konfiguracja umożliwia chociażby założenie blokady na zakup paliwa w sobotę czy niedzielę, miękka pozwala na dokonanie transakcji, ale zarządzający flotą zostaje poinformowany mailowo o tym fakcie i może szybko zareagować – wyjaśnia Michał Krakowski z Barlinka.

Prewencyjnie można również określić limit dzienny, tygodniowy czy miesięczny na tankowanie z wykorzystaniem jednej karty, blokadę na użytkowanie względem innego pojazdu, określa także towary/usługi za jakie można zapłacić „plastikiem”. Na przykład karta wydawana przez Lotos może mieć nadrukowany na powierzchni numer rejestracyjny auta flotowego.
Za pomocą platform lub oprogramowania oferowanego przez koncerny możemy także dokonywać zmian w kartach paliwowych, czyli zmieniać dane personalne osoby, na którą jest wystawiony dokument, zwiększać lub zmniejszać limity kwotowe lub blokować karty w przypadku ich zaginięcia, kradzieży czy też prawdopodobnych nadużyć.

Multisourcing czy singlesourcing?

Istotną rolę przy wyborze operatora stanowi liczba stacji, na których jest honorowana karta paliwowa poszczególnych operatorów. Największą ich liczbą może pochwalić się DKV – ma ich niemal 3700 obiektów w Polsce, w tym te należące do sieci: Orlen, Shell, BP, Lotos, Statoil czy Lukoil. Dla porównania PKN Orlen ma ich około 1700. Karty BP i Statoil są respektowane na ponad 800 stacjach związanych z porozumieniem Routex. Natomiast sieć Shella obejmuje prawie 400 stacji.

Teoretycznie każdy większy gracz na rynku ma na tyle rozbudowaną sieć swoich placówek, że nie ma potrzeby korzystania z dwóch operatorów jednocześnie czy wybieranie tego, który ma największą sieć sprzedaży, jak to bywało jeszcze kilka lat temu. Jednak nie brakuje menedżerów flot stawiających na tzw. multisourcing, czyli sięgających po „plastiki” dwóch, a w ekstremalnych przypadkach nawet trzech emitentów.

Przy małych flotach ucierpieć na tym może co prawda poziom rabatów za zakup paliwa. Jednak z drugiej strony w razie nieporozumień z koncernem, firma tankująca paliwo ma alternatywę, jak i argument rywalizacji o klienta. Ulgi w aspekcie zakupu paliwa liczone są w groszach lub procentach i również stanowią element negocjacji między nabywcą a usługodawcą. Oczywiście na dobrej pozycji stoją podmioty, które oprócz floty osobowej mają również transport ciężki, gdyż wtedy wolumen sprzedaż odpowiednio wzrasta.

Karty paliwowe to we flotach średnich i dużych firm narzędzie niemal tak normalne jak długopis, czy komputer. Odpowiednie ich wykorzystanie sprzyja oszczędnościom oraz uproszczeniu pracy osób zarządzających flotami, ale i użytkowników aut służbowych.

Paweł Mikos
Flota Auto Biznes
http://eurologistics.pl/flota-auto-business/

Dołącz do dyskusji

Kod antyspamowy
Odśwież

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Wywóz pojazdów zabytkowych za granicę

Popularną inwestycją ostatnio stały się auta zabytkowe. Każdy kupiony za okazyjną cenę, przeznaczony do remontu samochód, po odrestaurowaniu można...

Auto dla firmy z wyprzedaży

W salonach samochodowych na początku roku rozpoczynają się kampanie promocyjne informujące o wyprzedaży samochodów z rocznika ubiegłego.

Jak bezpiecznie kupić samochód używany i na co uważać?

Każdy kupujący samochód używany powinien liczyć się z dodatkowymi wydatkami po jego zakupie. Czy w „stanie idealnym” można kupić "używkę"?

Ubezpieczenie assistance - pułapki w umowach

Assistance przyda się w przypadku awarii, kiedy dojdzie do wypadku czy kradzieży. Sprawdź, za co nie warto przepłacać.

Mandat, czy trzeba podpisać? kiedy odmowa przyjęcia ma sens?

Mandat uprawomocnia się w momencie gdy zostaje podpisany przez kierowcę. Przyznaje się on w ten sposób do popełnienia zarzucanego mu wykroczenia.

Różnice pomiędzy leasingiem operacyjnym a finansowym

Przedsiębiorcy, który są zdecydowani na podjęcie współpracy z leasingodawcą w zakresie sfinansowania zakupu firmowej floty mogą dokonać wyboru między...

Bezpieczna jazda w zimowym okresie, 10 praktycznych wskazówek

Mgliste wieczory ze słabą widocznością, śliskie drogi i gołoledź – okres wytężonych opadów śniegu i deszczu zawsze niesie ze sobą tego rodzaju...

Ciśnienie w oponach

Prawidłowe ciśnienie w oponach

Jak sprawdzać ciśnienie w oponach, ile powinno wynosić i dlaczego to takie ważne?