Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 03.04.2013

KW_TAGS

Czy zastanawialiście się kiedykolwiek jak przezwyciężyć opór pracowników przed zmianami w firmie? Ci, którzy nie mają wpływu na podejmowane decyzje, z wrogością traktować będą wszystko, co zaburza status quo. Powód nie jest zbyt skomplikowany; każda duża zmiana w miejscu pracy oznacza okres niepewności i stresu. A gdyby tak, zamiast wywracać wszystko do góry nogami, podzielić zmiany na małe kroczki i zaangażować w nie każdego zatrudnionego? Pokażę Wam, jak sprawić, by pracownicy nie tylko akceptowali zmiany, ale także je inicjowali.

Co to jest Kaizen?

Filozofia zarządzania Kaizen, rozwinęła się w Japonii odbudowującej gospodarkę po drugiej wojnie światowej. Na zachodzie została rozpropagowana w latach 80’ przez Masaaki Imai, założyciela Kaizen Institute. Samo słowo można z japońskiego przetłumaczyć jako „dobra zmiana”. Jej najważniejszymi założeniami są ciągłe doskonalenie oraz wspomniane już małe kroki. Pierwotnie Kaizen stosowano w przedsiębiorstwach produkcyjnych, takich jak Toyota, by utrzymać najwyższą jakość i usprawnić działalność operacyjną. Metoda ta jest jednak bardzo uniwersalna i zamierzam pokazać, jak wcielić ją w życie w dowolnej firmie.

Dlaczego pracownicy stawiają opór zmianom?

Póki co wróćmy do pierwotnej kwestii; jak usprawnić działanie w firmie bez straszenia pracowników, a nawet przy pomocy z ich strony? We wstępie zarysowałem przyczynę, dla której pracownicy skłaniają się przy obronie starego porządku. W jaki sposób Kaizen może pomóc nam to zmienić?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto zastanowić się, w jaki sposób przeprowadzane są zmiany w zachodnich firmach. Otóż, zazwyczaj noszą one znamiona innowacji, a więc przełomów. Jest to podejście znacznie odbiegające od filozofii japońskiej, a oto podstawowe różnice:

W Kaizen inicjatorem zmiany jest zespół. Ta cecha jest spójna z kulturą wschodu, która jest kolektywistyczna, co oznacza, iż tamtejsi ludzie skupiają się bardziej na współpracy i relacjach z innymi ludźmi, niż na osobistym sukcesie. Kultura zachodnia z kolei jest indywidualistyczna, czyli koncentruje się na osiągnięciach jednostki. Nie jest to tylko teoria; wszyscy Chińczycy, z którymi miałem przyjemność rozmawiać i którzy studiowali, bądź pracowali, na zachodzie, zauważali, iż Europejczycy i Amerykanie wyróżniali się pewnością siebie w wyrażaniu własnego zdania oraz względnym egoizmem. Z naszej kultury wynika fakt, iż innowacje zazwyczaj są wymyślane i wdrażane przez jednostki, bez udziału reszty organizacji. Oczywistym jest, że im więcej osób bierze udział w inicjowaniu zmiany, tym większa będzie dla niej akceptacja.

Kaizen usprawnia istniejącą technologię. Innowacje wprowadzają zupełnie nowy system. Oczywiście, czasem taka zmiana jest nieunikniona, jednak nieustające usprawnianie istniejącej technologii może w dłuższym okresie mieć podobny efekt i być wystarczające. Niewątpliwą zaletą tego drugiego rozwiązania są oczywiście niskie koszty.

Kaizen angażuje pracowników. Innowacje zazwyczaj są tworem ekspertów, bądź kadry menedżerskiej. Ludzie ci, siedząc całe dnie w gabinetach, są często oderwani od miejsca, gdzie faktycznie tworzy się wartość dodana i gdzie szeregowi pracownicy zajmują się działalnością operacyjną, miejsca zwanego z japońskiego „Gemba”. Z tego powodu, ich pomysły oparte są na teoriach i przewidywaniach, natomiast nie zawsze odpowiadają faktycznym potrzebom firmy. Zaangażowanie pracowników sprawia, iż rozwiązania są wynikiem zdroworozsądkowych obserwacji osób, które najlepiej wiedzą, co przeszkadza im w pracy, a co pozwoliłoby im poprawić swoją skuteczność.

Kaizen to stawianie małych kroków, jednego za drugim. Jeśli widzimy, że jakieś obszary naszego biznesu wymagają zmiany, możemy podejść do tego dwojako. Jeśli zaplanujemy nagłe i duże posunięcie, które będzie miało na celu wyeliminować wszystkie niedoskonałości jednocześnie, wprowadzimy zamęt i sprawimy, że pracownicy będą mniej wydajni, gdyż będą potrzebować czasu dostosować się do nowych realiów. Wiele zmian można jednak rozplanować na małe kroki i zajmować się drobnymi usprawnieniami, jednym po drugim, co będzie o wiele bardziej znośne i do przełknięcia. Oczywiście są kluczowe kwestie, które wymagają rewolucji, jednak często wystarczy dopracować detale, by znacznie poprawić wyniki.

Jak widać, innowacje są znacznie trudniejsze w przeprowadzeniu niż Kaizen. Ponadto, często nie są potrzebne, ponieważ problem przedsiębiorstwa leży w niezauważanych detalach, które składają się na większe koszty i mniejszą efektywność. Skoro wiemy już, dlaczego wielka zmiana może stanowić problem, a także znamy część korzyści płynących ze stosowania Kaizen, zastanówmy się, jak rozłożyć zmianę na małe kroki.

Dlaczego warto wprowadzić w firmie Kaizen?

Kaizen jest odpowiedzią na zadane w tytule pytanie. Pracownicy zaangażowani w tworzenie polityki firmy oraz usprawnianie jej bieżącej działalności, są skłonni zaakceptować zmiany. W sytuacji, gdy oni sami byli inicjatorami odczuwają wręcz dumę. Co ważne, szeregowi pracownicy czują się odpowiedzialni za podjęte decyzje, co motywuje ich do pracy i zwiększa stopień identyfikacji z firmą.

Zwróćcie uwagę, że firma, która stosuje Kaizen staje się bardziej elastyczna. Tradycyjne planowanie i podejmowanie decyzji opiera się na prognozach i przewidywaniach, które nie zawsze muszą się sprawdzić. Tutaj mamy natomiast do czynienia z ciągłym odpowiadaniem na zmieniającą się sytuację; szeregowi pracownicy najszybciej dostrzegają zmiany wpływające na ich pracę.

Kaizen jest systemem wyjątkowo uniwersalnym i choć pierwotnie służyło do zarządzania jakością w firmach przemysłu ciężkiego, bywa również stosowane w firmach usługowych (Kaizen Institute współpracował z wieloma bankami), a nawet może być z powodzeniem wykorzystane do poprawy życia prywatnego. Prawie każdy cel da się rozłożyć na małe elementy, których stopniowe wprowadzanie jest mniej bolesne niż jednorazowa rewolucja. Ponadto kultura zwracania uwagi na szczegóły i dążenia do perfekcji pozwala uzyskać trwałą przewagę konkurencyjną.

Listą kroków do podjęcia w ramach wprowadzania Kaizen wygląda następująco:

Dajcie pracownikom poczucie, że współtworzą oni organizację.
Zachęćcie pracowników do zgłaszania pomysłów usprawnień i nagradzajcie ich za nie.
Wprowadźcie kulturę ciągłego doskonalenia.
Postawcie na poprawę jakości i eliminowanie marnotrawstwa.
Dochodźcie do prawdziwych przyczyn problemu.
Jeśli okaże się, że duża zmiana jest nieunikniona, spróbujcie rozbić ją na małe kroki i wprowadzać stopniowo.
W artykule opisałem tylko niektóre techniki wykorzystywane w Kaizen. Wkrótce przedstawię instrukcję stosowania wielu innych metod wykorzystywanych w japońskich, i nie tylko, przedsiębiorstwach, do poprawy jakości i usprawniania pracy całej organizacji.

Zobacz również: Jak wprowadzić Kaizen w życie?

Andrzej Surzyn
ConQuest Consulting

 

 

 

 

Dołącz do dyskusji

Kod antyspamowy
Odśwież

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Zamykanie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy likwidujący działalność gospodarczą, bądź spółkę niebędącą osobowością prawną według przepisów muszą sporządzić wykaz składników majątku

Praca zdalna - jakie narzędzia powinien nabyć freelancer?

Biurko, komórka i laptop – podstawowymi narzędziami pracy, ale czy wiesz czego więcej potrzeba, by zwiększyć komfort i jakość pracy wykonywanej z domu?

Reklama natywna

Reklama natywna – czym jest, albo czym być powinna

Reklama natywna (ang. native advertising) – rodzaj reklamy, która stanowi integralną część treści medialnej. Jest maksymalnie zaadaptowana do stylistyki...

Wygodne zakupy w modelach omni- i multichannel

Na początku był handel wymienny, potem ze straganów i sklepików obwoźnych wyłoniły się sklepiki stacjonarne, aż po wielkie hipermarkety, ale to nie...

Jak wprowadzić Kaizen w życie? - wykorzystujemy potencjał filozofii

Praktycznych metod pozwalających wykorzystać potencjał filozofii Kaizen do poprawy sytuacji Waszych firm jest sporo

Telepraca – ważne wyzwanie menedżerskie

Praca na odległość to bardzo ciekawe i uczące wyzwanie dla obu stron umowy. Przede wszystkim jednak bardzo cenne doświadczenie dla zatrudniających.

Zmiany w normie ISO 9001

Zarządzanie organizacją w oparciu o jakość jest standardem na całym świecie. Do tej pory już ponad milion firm, instytucji, fundacji oraz innego rodzaju...

Współczynnik odrzuceń – dlaczego ten wskaźnik jest tak ważny?

Bounce rate – czyli współczynnik odrzuceń, co nam mówi o stronie, jak go obniżyć i jakie wartości są „atrakcyjności” strony są odpowiednie dla nas?