Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 03.04.2013

KW_TAGS

Czy zastanawialiście się kiedykolwiek jak przezwyciężyć opór pracowników przed zmianami w firmie? Ci, którzy nie mają wpływu na podejmowane decyzje, z wrogością traktować będą wszystko, co zaburza status quo. Powód nie jest zbyt skomplikowany; każda duża zmiana w miejscu pracy oznacza okres niepewności i stresu. A gdyby tak, zamiast wywracać wszystko do góry nogami, podzielić zmiany na małe kroczki i zaangażować w nie każdego zatrudnionego? Pokażę Wam, jak sprawić, by pracownicy nie tylko akceptowali zmiany, ale także je inicjowali.

Co to jest Kaizen?

Filozofia zarządzania Kaizen, rozwinęła się w Japonii odbudowującej gospodarkę po drugiej wojnie światowej. Na zachodzie została rozpropagowana w latach 80’ przez Masaaki Imai, założyciela Kaizen Institute. Samo słowo można z japońskiego przetłumaczyć jako „dobra zmiana”. Jej najważniejszymi założeniami są ciągłe doskonalenie oraz wspomniane już małe kroki. Pierwotnie Kaizen stosowano w przedsiębiorstwach produkcyjnych, takich jak Toyota, by utrzymać najwyższą jakość i usprawnić działalność operacyjną. Metoda ta jest jednak bardzo uniwersalna i zamierzam pokazać, jak wcielić ją w życie w dowolnej firmie.

Dlaczego pracownicy stawiają opór zmianom?

Póki co wróćmy do pierwotnej kwestii; jak usprawnić działanie w firmie bez straszenia pracowników, a nawet przy pomocy z ich strony? We wstępie zarysowałem przyczynę, dla której pracownicy skłaniają się przy obronie starego porządku. W jaki sposób Kaizen może pomóc nam to zmienić?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto zastanowić się, w jaki sposób przeprowadzane są zmiany w zachodnich firmach. Otóż, zazwyczaj noszą one znamiona innowacji, a więc przełomów. Jest to podejście znacznie odbiegające od filozofii japońskiej, a oto podstawowe różnice:

W Kaizen inicjatorem zmiany jest zespół. Ta cecha jest spójna z kulturą wschodu, która jest kolektywistyczna, co oznacza, iż tamtejsi ludzie skupiają się bardziej na współpracy i relacjach z innymi ludźmi, niż na osobistym sukcesie. Kultura zachodnia z kolei jest indywidualistyczna, czyli koncentruje się na osiągnięciach jednostki. Nie jest to tylko teoria; wszyscy Chińczycy, z którymi miałem przyjemność rozmawiać i którzy studiowali, bądź pracowali, na zachodzie, zauważali, iż Europejczycy i Amerykanie wyróżniali się pewnością siebie w wyrażaniu własnego zdania oraz względnym egoizmem. Z naszej kultury wynika fakt, iż innowacje zazwyczaj są wymyślane i wdrażane przez jednostki, bez udziału reszty organizacji. Oczywistym jest, że im więcej osób bierze udział w inicjowaniu zmiany, tym większa będzie dla niej akceptacja.

Kaizen usprawnia istniejącą technologię. Innowacje wprowadzają zupełnie nowy system. Oczywiście, czasem taka zmiana jest nieunikniona, jednak nieustające usprawnianie istniejącej technologii może w dłuższym okresie mieć podobny efekt i być wystarczające. Niewątpliwą zaletą tego drugiego rozwiązania są oczywiście niskie koszty.

Kaizen angażuje pracowników. Innowacje zazwyczaj są tworem ekspertów, bądź kadry menedżerskiej. Ludzie ci, siedząc całe dnie w gabinetach, są często oderwani od miejsca, gdzie faktycznie tworzy się wartość dodana i gdzie szeregowi pracownicy zajmują się działalnością operacyjną, miejsca zwanego z japońskiego „Gemba”. Z tego powodu, ich pomysły oparte są na teoriach i przewidywaniach, natomiast nie zawsze odpowiadają faktycznym potrzebom firmy. Zaangażowanie pracowników sprawia, iż rozwiązania są wynikiem zdroworozsądkowych obserwacji osób, które najlepiej wiedzą, co przeszkadza im w pracy, a co pozwoliłoby im poprawić swoją skuteczność.

Kaizen to stawianie małych kroków, jednego za drugim. Jeśli widzimy, że jakieś obszary naszego biznesu wymagają zmiany, możemy podejść do tego dwojako. Jeśli zaplanujemy nagłe i duże posunięcie, które będzie miało na celu wyeliminować wszystkie niedoskonałości jednocześnie, wprowadzimy zamęt i sprawimy, że pracownicy będą mniej wydajni, gdyż będą potrzebować czasu dostosować się do nowych realiów. Wiele zmian można jednak rozplanować na małe kroki i zajmować się drobnymi usprawnieniami, jednym po drugim, co będzie o wiele bardziej znośne i do przełknięcia. Oczywiście są kluczowe kwestie, które wymagają rewolucji, jednak często wystarczy dopracować detale, by znacznie poprawić wyniki.

Jak widać, innowacje są znacznie trudniejsze w przeprowadzeniu niż Kaizen. Ponadto, często nie są potrzebne, ponieważ problem przedsiębiorstwa leży w niezauważanych detalach, które składają się na większe koszty i mniejszą efektywność. Skoro wiemy już, dlaczego wielka zmiana może stanowić problem, a także znamy część korzyści płynących ze stosowania Kaizen, zastanówmy się, jak rozłożyć zmianę na małe kroki.

Dlaczego warto wprowadzić w firmie Kaizen?

Kaizen jest odpowiedzią na zadane w tytule pytanie. Pracownicy zaangażowani w tworzenie polityki firmy oraz usprawnianie jej bieżącej działalności, są skłonni zaakceptować zmiany. W sytuacji, gdy oni sami byli inicjatorami odczuwają wręcz dumę. Co ważne, szeregowi pracownicy czują się odpowiedzialni za podjęte decyzje, co motywuje ich do pracy i zwiększa stopień identyfikacji z firmą.

Zwróćcie uwagę, że firma, która stosuje Kaizen staje się bardziej elastyczna. Tradycyjne planowanie i podejmowanie decyzji opiera się na prognozach i przewidywaniach, które nie zawsze muszą się sprawdzić. Tutaj mamy natomiast do czynienia z ciągłym odpowiadaniem na zmieniającą się sytuację; szeregowi pracownicy najszybciej dostrzegają zmiany wpływające na ich pracę.

Kaizen jest systemem wyjątkowo uniwersalnym i choć pierwotnie służyło do zarządzania jakością w firmach przemysłu ciężkiego, bywa również stosowane w firmach usługowych (Kaizen Institute współpracował z wieloma bankami), a nawet może być z powodzeniem wykorzystane do poprawy życia prywatnego. Prawie każdy cel da się rozłożyć na małe elementy, których stopniowe wprowadzanie jest mniej bolesne niż jednorazowa rewolucja. Ponadto kultura zwracania uwagi na szczegóły i dążenia do perfekcji pozwala uzyskać trwałą przewagę konkurencyjną.

Listą kroków do podjęcia w ramach wprowadzania Kaizen wygląda następująco:

Dajcie pracownikom poczucie, że współtworzą oni organizację.
Zachęćcie pracowników do zgłaszania pomysłów usprawnień i nagradzajcie ich za nie.
Wprowadźcie kulturę ciągłego doskonalenia.
Postawcie na poprawę jakości i eliminowanie marnotrawstwa.
Dochodźcie do prawdziwych przyczyn problemu.
Jeśli okaże się, że duża zmiana jest nieunikniona, spróbujcie rozbić ją na małe kroki i wprowadzać stopniowo.
W artykule opisałem tylko niektóre techniki wykorzystywane w Kaizen. Wkrótce przedstawię instrukcję stosowania wielu innych metod wykorzystywanych w japońskich, i nie tylko, przedsiębiorstwach, do poprawy jakości i usprawniania pracy całej organizacji.

Zobacz również: Jak wprowadzić Kaizen w życie?

Andrzej Surzyn
ConQuest Consulting

 

 

 

 

Dołącz do dyskusji

Kod antyspamowy
Odśwież

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Magia cyfry 9 - czyli jak sprzedawać taniej i zarabiać więcej?

Czy wiecie, że obniżając cenę marginalnie, możecie zarobić nieporównywalnie więcej niż proponując cenę zaokrągloną?

Jak zredukować koszty domowego biura? Porady dla freelancera!

Kilka słów o rozwiązaniach pasywnych, które raz wdrożone przynoszą oszczędności stale, długofalowo i bez konieczności podejmowania dodatkowych działań.

Kody PKD - pytania czytelników [Poradnik]

Kto nadaje kody PKD i kiedy są potrzebne, oraz czy można zmienić PKD przy zmianie profilu działalności [FAQ]

dobra-konferencja

6 błędów organizacyjnych, które decydują o odbiorze konferencji

Organizacja wydarzeń jest ściśle związana z pojawiającymi się przeszkodami i komplikacjami. Niektórych z nich da się uniknąć, a na inne nie mamy wpływu...

Zarządzanie cenami - strategia cenowa nie polega na podniesieniu cen

Efektywne zarządzanie cenami powinno się rozpocząć od zrozumienia zależności pomiędzy ceną, a sprzedawanym wolumenem.

Jak założyć działalność gospodarczą?

Założenie własnej działalności gospodarczej to duży krok w stronę samodzielności i niezależności. Czym jest działalność gospodarcza? Jak założyć firmę?...

Wygodne zakupy w modelach omni- i multichannel

Na początku był handel wymienny, potem ze straganów i sklepików obwoźnych wyłoniły się sklepiki stacjonarne, aż po wielkie hipermarkety, ale to nie...

Wirtualne biuro

Dodatkowe przychody w firmie dzięki pakietowaniu usług

Wypracowanie dochód z działalności wiąże się z dwoma oczywistymi zadaniami jakie ma przed sobą przedsiębiorca: pozyskanie nowych klientów i utrzymanie...