Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 03.04.2013

KW_TAGS

Praktycznych metod pozwalających wykorzystać potencjał filozofii Kaizen do poprawy sytuacji Waszych firm jest sporo. Każda z nich, choć wywodzi się z przedsiębiorstw produkcyjnych, może być z powodzeniem zastosowana w dowolnej firmie.

Zaangażowanie pracowników

Po pierwsze, nie próbujmy sami zgadnąć co dolega naszej firmie. Zamiast tego, pozwólmy zdiagnozować sytuację ludziom, którzy w bezpośredni sposób stanowią o powodzeniu naszego biznesu, czyli szeregowym pracownikom. Pomóc w tym mogą dwie następujące techniki:

  • Hoshin Kanri, to podstawa stosowania Kaizen w firmie. Polega na uzgadnianiu polityki firmy z podwładnymi niższego szczebla. Strategia zarządu powinna więc być konsultowana z kierownikami departamentów, polityka departamentów z kierownikami wydziałów i tak dalej, aż dojdziemy do szeregowych pracowników. Oczywiście nie chodzi o to, by podwładni sami tworzyli strategię firmy, tylko o stworzenie listy celów, z którymi wszyscy będą się identyfikować. Co nam to daje? Otóż zaangażowanie niższych rangą jednostek w kreowanie strategii sprawia, że będą one bardziej skłonne zaakceptować postawione przed nimi zadania. Nie mając odczucia, że coś jest im narzucone, będą utożsamiać się z działaniem całej organizacji. Dodatkowo, poprawi się komunikacja pomiędzy szczeblami organizacyjnej hierarchii i będzie można mieć pewność, że wszyscy w firmie zmierzają w tym samym kierunku. Aby wprowadzić taki system w życie, trzeba najpierw uporać się z obawą kierowników przed przekazywaniem części kompetencji swoim podwładnym. Ponadto, często pracownicy nie chcą aktywnie angażować się w działalność firmy, uważając, że ich zadaniem jest tylko wykonanie roboty i wyjście o określonej godzinie. Warto jednak zadbać o integrację, ponieważ zaangażowany pracownik, który utożsamia cele organizacji ze swoimi, jest bezcenny. Kaizen musi stać się częścią kultury całej organizacji.
  • System Sugestii również ma na celu zaangażowanie pracowników w rozwijanie przedsiębiorstwa. Każdy pracownik zachęcany jest do zgłaszania pomysłów usprawnień, gdy tylko podczas pracy zauważy, że coś mu przeszkadza, bądź coś można poprawić. Takie sugestie są bardzo cenne, ponieważ szeregowi pracownicy, będąc cały czas w „centrum wydarzeń”, lepiej niż menedżerowie wiedzą, co wymaga uwagi. Oczywiście trzeba ich zmotywować do tego, by chcieli zaangażować się w usprawnianie pracy firmy. Można w tym celu tworzyć tzw. „koła jakości”, czyli zespoły pracowników, spotykające się w celu omówienia sytuacji w firmie. Warto przyznawać punkty motywacyjne osobom wychodzącym z inicjatywą, która okaże się przydatna. Takie rozwiązanie funkcjonuje chociażby w naszej firmie, czyli ConQuest Consulting i przyczynia się do większego zaangażowania wszystkich pracowników. W Japonii często poszczególne działy firmy konkurują ze sobą w ilości zgłoszonych propozycji. Nie miejcie jednak zbyt wysokich oczekiwań względem przedstawianych pomysłów; prawdopodobnie pracownicy nie popiszą się dokonaniami na miarę odkrycia Ameryki, mimo to wszystkie detale po zsumowaniu mogą przełożyć się na lepsze wyniki firmy. Aby przekonać Was, że ta metoda działa, przytoczę statystykę; w Toyocie rocznie zgłaszane jest 1,5 mln propozycji, z których 95% wprowadzane jest w życie i przyczynia się do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Eliminacja czynności, które nie generują zysków

Powyższe techniki są niejako kwintesencją Kaizen i wprowadzenie ich samych powinno przynieść świetne rezultaty; pracownicy zaangażują się w usprawnianie firmy, a inicjatywy będą wypływać z dołu, zamiast być forsowane przez kierownictwo. Ciekawi Was pewnie jednak, które obszary działania firmy mogą najłatwiej zostać usprawnione dzięki Kaizen. Pewnie ciężko byłoby dokonać fuzji metodą małych kroków, natomiast doskonale sprawdza się ona w pozbywaniu się marnotrawstwa, usprawnianiu działalności operacyjnej i zwiększaniu efektywności stanowisk pracy. Przyjrzyjmy się wybranym pojęciom związanym z Kaizen.

  • Muda po japońsku oznacza marnotrawstwo i termin ten ma wyjątkowo głęboki sens, ponieważ w ramach filozofii Kaizen określimy nim wszystko, co nie stanowi wartości dla klientów. Wiele aspektów działalności firmy generuje koszty nie przyczyniając się do wzrostu wartości finalnego produktu bądź usługi. Tradycyjnie, przyjmowało się siedem obszarów w których mogły występować rzeczone „mudy”:
    • Transport: pod tym pojęciem kryje się kilka przykładów. Stratą czasu i paliwa będzie przywożenie materiałów ze zbyt oddalonego magazynu. W niewłaściwie zaprojektowanym biurze pracownicy mogą niepotrzebnie nosić dokumenty do szafy zlokalizowanej w innym pomieszczeniu. Ponadto, podczas transportu łatwo o uszkodzenia produktów, którego to kosztu można by było uniknąć.
    • Magazynowanie: materiały, które w danej chwili nie są wykorzystywane, generują koszty takie jak opłacanie powierzchni magazynu, rachunków za prąd i tym podobnych. Oczywiście pewien poziom zapasów jest potrzebny, by uniknąć niepotrzebnych przerw w produkcji, jednak można go obniżyć stosując metody takie jak na przykład Just-in-time polegające na idealnej synchronizacji z dostawcami.
    • Zbędny ruch: niepotrzebne przemieszczanie się pracowników może być wynikiem na przykład bałaganu w biurze, kiedy znalezienie istotnego narzędzia bądź dokumentu wymaga przeszukiwania różnych pomieszczeń. Zapobiec temu pomaga między innymi technika 5S, którą objaśnię później.
    • Czekanie: wszystkie momenty, w których pracownicy są bezczynni, stanowią stratę dla firmy. Niemożność wykonania pracy może wynikać na przykład z braku narzędzi lub materiałów, z obawy przed taką sytuacją często doprowadza się do wspomnianego nadmiernego magazynowania. W biurze być może trzeba czekać na jakąś wiadomość, bądź na zgodę przełożonego i w tym przypadku warto usprawnić komunikację w firmie, i zwalczyć ewentualną biurokrację.
    • Zbędne przetwarzanie: projektując produkt, bądź usługę, warto zastanowić się, czy wszystkie elementy w pakiecie stanowią wartość dla klienta. Jeśli nie, być może zapłaciłby on tyle samo, gdyby produkt był prostszy, a usługa mniej kompleksowa? Z pewnością ograniczyłoby to koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo.
    • Nadprodukcja: specyficzna dla firm produkcyjnych, przeszacowanie popytu może oznaczać, iż niesprzedane od razu produkty będzie trzeba albo magazynować (opisana już strata), albo nawet zniszczyć, jeśli okażą się po pewnym czasie przestarzałe.
    • Poprawki: zarówno te, które muszą być dokonane w procesie produkcji, jeśli na którymś etapie pojawi się defekt, jak i zwroty oraz reklamacje od klientów. Japońskie koncerny samochodowe, gdy zaczęły eksportować do Stanów Zjednoczonych, postawiły znaczny nacisk na jakość, ponieważ rozpatrywanie reklamacji zza oceanu, transport części i tym podobne znacznie zwiększyłyby koszty. W ConQuest Consulting wspomniane już punkty motywacyjne otrzymuje się również wtedy, gdy praca nie wymaga poprawek, co skłania wszystkich do dbałości o jakość i zapobiega stratom.

Oprócz wymienionych obszarów opracowano inne, bardziej pasujące do firm usługowych, które również zaczęły stosować Kaizen. Niektóre z nich to niejasność informacji, niepotrzebne dokumenty, biurowy spam i przedłużające się spotkania.

  • „5 Why” to szukanie najgłębszej przyczyny danego problemu. Polega na skłonieniu pracowników do analitycznego myślenia, obrazowo poprzez zadawanie pytania „dlaczego?” przynajmniej pięć razy. Takie podejście pozwala uniknąć ryzyka niewłaściwego zdiagnozowania problemu. Techniką, która może być w tym pomocna, jest diagram Ishikawy, gdzie w formie graficznej ustala się potencjalne przyczyny problemu, następnie przyczyny przyczyn i tak dalej, a następnie wybiera te, które w największym stopniu są odpowiedzialne za złe wyniki.
  • 5S – odnosi się do schludności na stanowisku pracy, czyli miejscu na które Kaizen kładzie największy nacisk (wspomniane Gemba). Na tę metodę składa się pięć japońskich słów, oznaczających kolejne działania, które należy wykonać, by podnieść efektywność codziennych czynności:
    • Seiri, czyli selekcja. Usuńcie z miejsca pracy wszystkie niepotrzebne narzędzia i przedmioty, których obecność rozprasza.
    • Seiton, czyli systematyka. Znajdźcie dla każdego przedmiotu odpowiednie miejsce, by było łatwo je znaleźć i szybko po nie sięgnąć. Optymalnie powinny być również ułożone zgodnie z kolejnością wykonywania pracy i oczywiście odkładane na miejsce po użyciu.
    • Seiso, czyli sprzątanie. W japońskich firmach ważna jest schludność, w dodatku ten krok pozwala przy okazji wykryć ewentualne usterki sprzętu.
    • Seiketsu, czyli standaryzacja. Pozwala na przykład pracować jednemu pracownikowi na dowolnym innym stanowisku. Pewnie nie sprawdziłaby się w zachodnim biurze, gdzie każdy lubi otaczać się prywatnymi przedmiotami.
    • Shitsuke, czyli samodyscyplina w utrzymywaniu poprzednich działań. Aby zmotywować pracowników do dbania o standardy 5S konieczna jest ich ocena i ewentualny system motywacyjny.

Oczywiście przedstawione metody nie są wszystkimi związanymi z Kaizen. Każda z nich przedstawia pewien rodzaj małych zmian, które można wprowadzić przy współpracy pracowników. Prowadzą one do poprawy jakości i obniżenia kosztów, a więc do większej konkurencyjności. Jednocześnie w większości przypadków nie wymagają rewolucjonizowania firmy, tylko doskonalenia pewnych procesów.

Zobacz również: Kaizen, czyli jak zaangażować pracowników w usprawnianie przedsiębiorstwa?

Andrzej Surzyn
ConQuest Consulting

 

 

 

 

Dołącz do dyskusji

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Badania ankietowe. Układasz ankiety? Zrób to dobrze!

Dzięki nim można zmierzyć zadowolenie klientów, czy poznać ich preferencje. Skuteczność tych badań zależy od twórcy formularza.

Przegląd najczęstszych błędów popełnianych na stronach www

82 proc. polskich stron www zawiera elementy zniechęcające do konwersji, 19,7 proc. – treści egoistyczne, wykazujące nadmierne skupienie na firmie, 31...

Strategia-dystrybucji-leadsmansion

Strategia dystrybucji treści dla portalu informacyjnego. Jakimi...

Z prowadzeniem portalu informacyjnego wiąże się dość ważna rola – dostarczanie użytkownikom wiadomości na temat szybko zmieniającej się rzeczywistości...

Landing page - case study

Przykłady wykorzystania landing page-a, które możesz zastosować w promocji Twojego biznesu. Czy wiesz wszystko o planowaniu kampanii reklamowej online?

Współczynnik odrzuceń – dlaczego ten wskaźnik jest tak ważny?

Bounce rate – czyli współczynnik odrzuceń, co nam mówi o stronie, jak go obniżyć i jakie wartości są „atrakcyjności” strony są odpowiednie dla nas?

Praca zdalna - jakie narzędzia powinien nabyć freelancer?

Biurko, komórka i laptop – podstawowymi narzędziami pracy, ale czy wiesz czego więcej potrzeba, by zwiększyć komfort i jakość pracy wykonywanej z domu?

Wpis do CEIDG – zakładanie działalności gospodarczej [Poradnik]

Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej CEIDG – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania czytelników.

Idealny grafik

Czy da się stworzyć grafik optymalny, który zadowoli kierownictwo i...

Nawet więcej niż 10 godzin pracy w tygodniu jest marnowana przez Polaków na czynności niezwiązane z życiem zawodowym.