Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 05.04.2013

KW_TAGS

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie. Reszta to tradycyjne, papierowe faktury – drukowane i wysyłane pocztą. Taki wynik daje nam jedno z ostatnich miejsc w Europie. Wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, ale także Węgry, Czechy czy Litwa. 8-11% to nie tyko statystyka. Liczby te przekładają się na kondycję polskich firm, e-państwa, a jak pokazuje raport, także środowiska naturalnego. Wydaje się, że zwykła zadrukowana kartka papieru nie może być aż tak szkodliwa dla naszego otoczenia.A jednak – gdyby wszystkie faktury w Polsce wysyłane były drogą elektroniczną, udałoby się uratować od wycinki 255 tys. drzew rocznie. Zanieczyszczeniu uległoby też ponad 6,5 mld litrów wody mniej. Dodatkowo, średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania papierowej faktury to 50, a e-faktury tylko 5 gramów.

Badania pokazują, że także spora grupa klientów chciałaby korzystać z e-faktur. Dostrzegają oni, że elektroniczne rozliczanie to wygoda i oszczędność czasu. Korzystanie z takiej formy pozwala unikać kolejek do „okienka”, wypisywania druków przelewu oraz archiwizowania papierowych potwierdzeń. Brak szerokiej informacji na temat zasad funkcjonowania e-faktur powoduje jednak, że duża grupa konsumentów w ogóle nie zdaje sobie sprawy z korzyści jakie niesie takie rozwiązanie. Bardziej zachowawczy są także przedsiębiorcy, zwłaszcza właściciele mniejszych firmy. Duże przedsiębiorstwa potrafią już z reguły przeliczyć to rozwiązanie na oszczędność czasu i pieniędzy, mniejsze nie zawsze dostrzegą te zalety. Zniechęcają również często sprzeczne interpretacje przepisów.

Choć od 2011 roku weszły w życie nowe, uproszczone przepisy, dotyczące stosowania e-faktur i liczba ich użytkowników rośnie, to nie zniknęła jedna z najważniejszych przeszkód ograniczających rozwój tej formy rozliczeń w Polsce – rozbieżności w interpretacji przepisów prawnych.

Wygoda i korzyści płynące ze stosowania e-faktur wskazują, że polski rynek będzie coraz szerzej akceptował to rozwiązanie, podobnie jak w innych państwach europejskich. Startujemy jednak z niższego poziomu. Potrzebujemy szybszego tempa tej zmiany, aby dogonić kraje, w których jest to narzędzie powszechne.

Klienci w Polsce wobec e-faktury

Klienci dostrzegają wady faktury papierowej. Zgodnie z badaniami opinii publicznej aż 69% osób ma do nich zastrzeżenia. Klienci zwracają głównie uwagę na negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z archiwizowaniem oraz opóźnienia w otrzymywaniu faktur na czas.

Przedsiębiorcy w Polsce wobec e-faktury

Polskie przedsiębiorstwa zazwyczaj chętnie adaptują technologiczne nowinki, jednak w sprawie e-faktur nadal odstają od wzorców europejskich. O ile duże firmy szybciej wdrażają zmiany, o tyle mały i średni biznes nie nadąża za nimi. Przedsiębiorcy często nie tylko nie planują takich zmian w rozliczeniach, ale wręcz nie chcą, by tego typu ułatwienia wprowadzili ich kontrahenci. W badaniach przeprowadzonych już po liberalizacji przepisów dotyczących e-faktury, jedynie 13% ankietowanych przedsiębiorców chętnie zrezygnowałoby z papierowego obiegu dokumentów na rzecz dokumentów w formacie PDF.

Pytani tłumaczyli, że spotykają się z oporem kontrahentów oraz brak im wyszkolonego personelu i odpowiednich narzędzi. Najczęściej jednak wskazywali, że za mało wiedzą o nowych przepisach i zasadach działania e-faktur. Dlatego przeszkody natury prawnej i technicznej są dla nich na razie kluczowe. Często nie są także mentalnie przygotowani na tego typu zmianę. W przypadku dużych przedsiębiorstw decyzję o przejściu na e-fakturę ułatwia kalkulacja finansowa – wysyłka i magazynowanie ogromnych ilości papieru to koszt, którego e-faktura pomaga uniknąć.

Zyski dla przedsiębiorstw

Z punktu widzenia przedsiębiorstw, e-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne, niż tradycyjna forma rozliczenia. Z badań przeprowadzonych w 2008 r. wśród kilkuset firm w trzech państwach Unii Europejskiej wynika, że z upowszechnienia e-faktury w obrocie gospodarczym wynikają liczne zyski; zarówno dla ich nadawców jak i odbiorców. Trzy najważniejsze to: redukcja kosztów, większa efektywność i szybsze realizowanie płatności.

Z badań przeprowadzonych w Polsce wynika, że przedsiębiorcy korzystający z elektronicznego obrotu fakturami cenią sobie przede wszystkim: oszczędności, krótszy czas dostarczenia faktury oraz lepszą kontrolę nad dokumentami.

Przeszkody w upowszechnieniu e-faktury

Mimo łatwych do wyliczenia zysków i zainteresowania klientów elektroniczną formą rozliczania się, przedsiębiorcy dość niechętnie podchodzą do tych zmian. Blisko 60% konsumentów chętnie zamieniłoby papier na dokument elektroniczny, podczas gdy tylko 40% firm planuje wdrożenie e-faktur. Jakie są więc przeszkody, dla których polscy przedsiębiorcy rezygnują z potencjalnych zysków, które dodatkowo są korzystne także dla klientów?

Rozwiązania prawne

Do 1 stycznia 2011 r. polskie przepisy raczej zniechęcały do nowego sposobu fakturowania. Był to pewnego rodzaju ewenement na tle innych państw Unii Europejskiej. Przedsiębiorców powstrzymywały przede wszystkim utrudnienia w rozliczaniu faktur i konieczność posiadania podpisu elektronicznego lub zapewnienie wymiany danych elektronicznych (EDI) (zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych). Firmy obawiały się e-faktury, bo nie wiedziały czy urzędy skarbowe będą je honorować, a klienci prywatni czy będą mogli skorzystać z ulgi na Internet.

Sytuacja ta prowadziła do szeregu absurdów. Podatnicy mieli problemy w przypadku faktur dostarczanych drogą elektroniczną. Resort finansów utrzymywał, że z ulgi za Internet nie mogą skorzystać podatnicy, którzy otrzymują obraz faktury e-mailem lub pobierający go ze strony internetowej operatora (tzw. elektroniczny obraz faktury). W 2010 r. głośno było o mężczyźnie, któremu podczas kontroli Urząd Skarbowy odmówił przyjęcia faktur zapisanych na płycie CD. Podatnik zszedł piętro niżej, wydrukował dokumenty w punkcie ksero i za kilka minut znów przedstawił je pracownikowi US w formie papierowej. Tym razem urzędnik nie zakwestionował dokumentów.

Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami, podatnik musiał przedstawić oryginały faktur z miejsca zawarcia umowy. Dla urzędników jednak nieważne było skąd dokumenty pochodzą, a jaką mają formę. Jeśli na papierowym wydruku widniał napis „oryginał” nikt nie sprawdzał, czy ta faktura wysłana została pocztą, czy została przed chwilą wydrukowana. To właśnie dlatego w tym czasie popularne stało się drukowanie faktur elektronicznych i zginanie wydruków tak, aby wyglądały na przysłane w kopercie pocztą.

Czy Polska ma szansę dogonić liderów Europy pod względem stopnia rozwoju e-fakturowania?

Podstawowym warunkiem są dobre przepisy prawne – czytelne i precyzyjne. Od początku 2011 r. przepisy zostały uproszczone, ale wymagają nadal ich doprecyzowania. Wątpliwości wzbudzają m.in. zapisy dotyczące obowiązku zachowania integralności oraz autentyczności faktury oraz sposobów udzielania przez klienta zgody na otrzymywanie e- faktury. Warto brać przykład z rozwiązań, które stosują państwa znajdujące się w czołówce Europy pod względem rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Wiele z nich wprowadziło obowiązek e-fakturowania dla instytucji sektora publicznego. Dziękitemu rocznie oszczędzają setki milionów euro.

Jak przekonać do e-faktury przysłowiowego Kowalskiego? Potrzebna jest przede wszystkim edukacja. Z pewnością dużą barierą są przyzwyczajenia do „starych,dobrych” papierowych dokumentów i pieczątek. Jej przełamanie nie jest łatwe. Szereg kampanii edukacyjnych przeprowadziły prywatne firmy, zachęcają one też klientów do wyboru e-faktury w zamian za różne bonusy, nagrody w konkursach i loteriach.

Dodatkowym wyzwaniem jest edukacja wprowadzających e-faktury – zarówno przedsiębiorców, jak i pracujących w sektorze publicznym. Być może następnym krokiem powinno być połączenie sił i stworzenie jak najszerszej koalicji przedsiębiorców i administracji państwowej, w celu wspólnego promowania tego rozwiązania, na jeszcze szerszą skalę.
Państwo powinno znaczniej silniej promować elektroniczne rozliczenia, poprzez przyjazne regulacje, ułatwiające stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów i wprowadzanie na większą skalę możliwości elektronicznego kontaktu obywateli z urzędami.

Naturalnym sprzymierzeńcem w akcji propagującej e-fakturę powinny być organizacje proekologiczne, ponieważ elektroniczny obieg dokumentów znacząco ogranicza wycinkę lasów i ilość odpadów, które później trzeba utylizować.

Pełny raport E-faktury w Polsce dostępny jest na stronie Konfederacji Lewiatan

 

Konfederacja Lewiatan

 

Dołącz do dyskusji

Kod antyspamowy
Odśwież

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Rekordowa aktywność najemców na polskim rynku magazynowym

Rekordowa aktywność najemców na polskim rynku magazynowym Ponad 2,2 mln mkw. magazynów wynajęto w 2015 r. w Polsce. Poziom pustostanów spadł do 6,2% na...

Przrepływ finansowy raport

Zatory płatnicze, najmniejsze w przemyśle, największe w budownictwie

W III kwartale zatory płatnicze najmniej dotknęły przedsiębiorstwa przemysłowe, najgorszą sytuację pod tym względem miały firmy budowlane.

Raport: E-faktury w Polsce, jakie korzyści może mieć przedsiębiorca?

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie.

Raport o zagrożeniach mobilnych przygotowany przez McAfee Labs

3 miliony urządzeń mobilnych zaatakowanych w ciągu ostatniego pół roku - nowy raport McAfee Labs o zagrożeniach mobilnych

Raport - Branża leasingu raporty i prognozy

Związek Polskiego Leasingu podczas konferencji pt. „Branża leasingowa na plusie  – czy inwestycje MSP nadal będą rosły?”

Promocja polskiej firmy za granicą - standaryzacja, czy adaptacja?

Wchodzenie na rynek zagraniczny wiąże się ze wszystkimi problemami wprowadzenia nowego produktu, nawet jeśli dla firmy produkt nie jest już nowy

Project Manager - zawód pożądany, zwłaszcza dla UE

Armia profesjonalnych menadżerów niezbędna do wydatkowania funduszy UE. Dlaczego menadżerów, a nie tylko sprawnych administracyjnych urzędników?

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie z podziałem na województwa

[ GUS ] Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego  z dnia 29 maja 2015 r. - dane za pierwszy kwartał 2015 r.