Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 05.04.2013

KW_TAGS

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie. Reszta to tradycyjne, papierowe faktury – drukowane i wysyłane pocztą. Taki wynik daje nam jedno z ostatnich miejsc w Europie. Wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, ale także Węgry, Czechy czy Litwa. 8-11% to nie tyko statystyka. Liczby te przekładają się na kondycję polskich firm, e-państwa, a jak pokazuje raport, także środowiska naturalnego. Wydaje się, że zwykła zadrukowana kartka papieru nie może być aż tak szkodliwa dla naszego otoczenia.A jednak – gdyby wszystkie faktury w Polsce wysyłane były drogą elektroniczną, udałoby się uratować od wycinki 255 tys. drzew rocznie. Zanieczyszczeniu uległoby też ponad 6,5 mld litrów wody mniej. Dodatkowo, średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania papierowej faktury to 50, a e-faktury tylko 5 gramów.

Badania pokazują, że także spora grupa klientów chciałaby korzystać z e-faktur. Dostrzegają oni, że elektroniczne rozliczanie to wygoda i oszczędność czasu. Korzystanie z takiej formy pozwala unikać kolejek do „okienka”, wypisywania druków przelewu oraz archiwizowania papierowych potwierdzeń. Brak szerokiej informacji na temat zasad funkcjonowania e-faktur powoduje jednak, że duża grupa konsumentów w ogóle nie zdaje sobie sprawy z korzyści jakie niesie takie rozwiązanie. Bardziej zachowawczy są także przedsiębiorcy, zwłaszcza właściciele mniejszych firmy. Duże przedsiębiorstwa potrafią już z reguły przeliczyć to rozwiązanie na oszczędność czasu i pieniędzy, mniejsze nie zawsze dostrzegą te zalety. Zniechęcają również często sprzeczne interpretacje przepisów.

Choć od 2011 roku weszły w życie nowe, uproszczone przepisy, dotyczące stosowania e-faktur i liczba ich użytkowników rośnie, to nie zniknęła jedna z najważniejszych przeszkód ograniczających rozwój tej formy rozliczeń w Polsce – rozbieżności w interpretacji przepisów prawnych.

Wygoda i korzyści płynące ze stosowania e-faktur wskazują, że polski rynek będzie coraz szerzej akceptował to rozwiązanie, podobnie jak w innych państwach europejskich. Startujemy jednak z niższego poziomu. Potrzebujemy szybszego tempa tej zmiany, aby dogonić kraje, w których jest to narzędzie powszechne.

Klienci w Polsce wobec e-faktury

Klienci dostrzegają wady faktury papierowej. Zgodnie z badaniami opinii publicznej aż 69% osób ma do nich zastrzeżenia. Klienci zwracają głównie uwagę na negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z archiwizowaniem oraz opóźnienia w otrzymywaniu faktur na czas.

Przedsiębiorcy w Polsce wobec e-faktury

Polskie przedsiębiorstwa zazwyczaj chętnie adaptują technologiczne nowinki, jednak w sprawie e-faktur nadal odstają od wzorców europejskich. O ile duże firmy szybciej wdrażają zmiany, o tyle mały i średni biznes nie nadąża za nimi. Przedsiębiorcy często nie tylko nie planują takich zmian w rozliczeniach, ale wręcz nie chcą, by tego typu ułatwienia wprowadzili ich kontrahenci. W badaniach przeprowadzonych już po liberalizacji przepisów dotyczących e-faktury, jedynie 13% ankietowanych przedsiębiorców chętnie zrezygnowałoby z papierowego obiegu dokumentów na rzecz dokumentów w formacie PDF.

Pytani tłumaczyli, że spotykają się z oporem kontrahentów oraz brak im wyszkolonego personelu i odpowiednich narzędzi. Najczęściej jednak wskazywali, że za mało wiedzą o nowych przepisach i zasadach działania e-faktur. Dlatego przeszkody natury prawnej i technicznej są dla nich na razie kluczowe. Często nie są także mentalnie przygotowani na tego typu zmianę. W przypadku dużych przedsiębiorstw decyzję o przejściu na e-fakturę ułatwia kalkulacja finansowa – wysyłka i magazynowanie ogromnych ilości papieru to koszt, którego e-faktura pomaga uniknąć.

Zyski dla przedsiębiorstw

Z punktu widzenia przedsiębiorstw, e-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne, niż tradycyjna forma rozliczenia. Z badań przeprowadzonych w 2008 r. wśród kilkuset firm w trzech państwach Unii Europejskiej wynika, że z upowszechnienia e-faktury w obrocie gospodarczym wynikają liczne zyski; zarówno dla ich nadawców jak i odbiorców. Trzy najważniejsze to: redukcja kosztów, większa efektywność i szybsze realizowanie płatności.

Z badań przeprowadzonych w Polsce wynika, że przedsiębiorcy korzystający z elektronicznego obrotu fakturami cenią sobie przede wszystkim: oszczędności, krótszy czas dostarczenia faktury oraz lepszą kontrolę nad dokumentami.

Przeszkody w upowszechnieniu e-faktury

Mimo łatwych do wyliczenia zysków i zainteresowania klientów elektroniczną formą rozliczania się, przedsiębiorcy dość niechętnie podchodzą do tych zmian. Blisko 60% konsumentów chętnie zamieniłoby papier na dokument elektroniczny, podczas gdy tylko 40% firm planuje wdrożenie e-faktur. Jakie są więc przeszkody, dla których polscy przedsiębiorcy rezygnują z potencjalnych zysków, które dodatkowo są korzystne także dla klientów?

Rozwiązania prawne

Do 1 stycznia 2011 r. polskie przepisy raczej zniechęcały do nowego sposobu fakturowania. Był to pewnego rodzaju ewenement na tle innych państw Unii Europejskiej. Przedsiębiorców powstrzymywały przede wszystkim utrudnienia w rozliczaniu faktur i konieczność posiadania podpisu elektronicznego lub zapewnienie wymiany danych elektronicznych (EDI) (zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych). Firmy obawiały się e-faktury, bo nie wiedziały czy urzędy skarbowe będą je honorować, a klienci prywatni czy będą mogli skorzystać z ulgi na Internet.

Sytuacja ta prowadziła do szeregu absurdów. Podatnicy mieli problemy w przypadku faktur dostarczanych drogą elektroniczną. Resort finansów utrzymywał, że z ulgi za Internet nie mogą skorzystać podatnicy, którzy otrzymują obraz faktury e-mailem lub pobierający go ze strony internetowej operatora (tzw. elektroniczny obraz faktury). W 2010 r. głośno było o mężczyźnie, któremu podczas kontroli Urząd Skarbowy odmówił przyjęcia faktur zapisanych na płycie CD. Podatnik zszedł piętro niżej, wydrukował dokumenty w punkcie ksero i za kilka minut znów przedstawił je pracownikowi US w formie papierowej. Tym razem urzędnik nie zakwestionował dokumentów.

Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami, podatnik musiał przedstawić oryginały faktur z miejsca zawarcia umowy. Dla urzędników jednak nieważne było skąd dokumenty pochodzą, a jaką mają formę. Jeśli na papierowym wydruku widniał napis „oryginał” nikt nie sprawdzał, czy ta faktura wysłana została pocztą, czy została przed chwilą wydrukowana. To właśnie dlatego w tym czasie popularne stało się drukowanie faktur elektronicznych i zginanie wydruków tak, aby wyglądały na przysłane w kopercie pocztą.

Czy Polska ma szansę dogonić liderów Europy pod względem stopnia rozwoju e-fakturowania?

Podstawowym warunkiem są dobre przepisy prawne – czytelne i precyzyjne. Od początku 2011 r. przepisy zostały uproszczone, ale wymagają nadal ich doprecyzowania. Wątpliwości wzbudzają m.in. zapisy dotyczące obowiązku zachowania integralności oraz autentyczności faktury oraz sposobów udzielania przez klienta zgody na otrzymywanie e- faktury. Warto brać przykład z rozwiązań, które stosują państwa znajdujące się w czołówce Europy pod względem rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Wiele z nich wprowadziło obowiązek e-fakturowania dla instytucji sektora publicznego. Dziękitemu rocznie oszczędzają setki milionów euro.

Jak przekonać do e-faktury przysłowiowego Kowalskiego? Potrzebna jest przede wszystkim edukacja. Z pewnością dużą barierą są przyzwyczajenia do „starych,dobrych” papierowych dokumentów i pieczątek. Jej przełamanie nie jest łatwe. Szereg kampanii edukacyjnych przeprowadziły prywatne firmy, zachęcają one też klientów do wyboru e-faktury w zamian za różne bonusy, nagrody w konkursach i loteriach.

Dodatkowym wyzwaniem jest edukacja wprowadzających e-faktury – zarówno przedsiębiorców, jak i pracujących w sektorze publicznym. Być może następnym krokiem powinno być połączenie sił i stworzenie jak najszerszej koalicji przedsiębiorców i administracji państwowej, w celu wspólnego promowania tego rozwiązania, na jeszcze szerszą skalę.
Państwo powinno znaczniej silniej promować elektroniczne rozliczenia, poprzez przyjazne regulacje, ułatwiające stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów i wprowadzanie na większą skalę możliwości elektronicznego kontaktu obywateli z urzędami.

Naturalnym sprzymierzeńcem w akcji propagującej e-fakturę powinny być organizacje proekologiczne, ponieważ elektroniczny obieg dokumentów znacząco ogranicza wycinkę lasów i ilość odpadów, które później trzeba utylizować.

Pełny raport E-faktury w Polsce dostępny jest na stronie Konfederacji Lewiatan

 

Konfederacja Lewiatan

 

Dołącz do dyskusji

Kod antyspamowy
Odśwież

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Ranking: Studia MBA Perspektywy 2013

Studia MBA skierowane są do osoby z doświadczeniem menedżerskim na stanowiskach kierowniczych wyższego szczebla, właściciele średnich i dużych firm...

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie z podziałem na województwa

[ GUS ] Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego  z dnia 29 maja 2015 r. - dane za pierwszy kwartał 2015 r. 

Raport o zagrożeniach mobilnych przygotowany przez McAfee Labs

3 miliony urządzeń mobilnych zaatakowanych w ciągu ostatniego pół roku - nowy raport McAfee Labs o zagrożeniach mobilnych

Rekordowa aktywność najemców na polskim rynku magazynowym

Rekordowa aktywność najemców na polskim rynku magazynowym Ponad 2,2 mln mkw. magazynów wynajęto w 2015 r. w Polsce. Poziom pustostanów spadł do 6,2% na...

Raport: E-faktury w Polsce, jakie korzyści może mieć przedsiębiorca?

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie.

Project Manager - zawód pożądany, zwłaszcza dla UE

Armia profesjonalnych menadżerów niezbędna do wydatkowania funduszy UE. Dlaczego menadżerów, a nie tylko sprawnych administracyjnych urzędników?

Kto kupuje pod wpływem informacji emitowanych w mediach In-store?

Mediami In-store nazywamy  kanały reklamowe obecne w miejscach handlowo-usługowych. Należy do nich reklama audio

Freelancera zatrudnię - wnioski z badania mogą być inspirujące

Uczestnicy badania, którzy zadeklarowali, że obecnie współpracują albo mają już doświadczenie we współpracy z fachowcami – „wolnymi strzelcami”