"Czarna dziura" - system produkcji, rozwiązaniem ERP

Wyrażenie „czarna dziura” oznacza w mowie potocznej, że jak coś tam wpadnie, to nie wiadomo co się z tym dzieje – po prostu przepadło. Od niedawna „czarna dziura” ma jeszcze inne znaczenie, zupełnie nieoczekiwane – związane z przebiegiem procesu produkcyjnego. Na pytanie o przebieg procesu produkcyjnego, skierowane do kierowników produkcji słyszymy taką odpowiedź: pobranie materiałów -> "czarna dziura" -> wyrób gotowy na magazynie.

Dlaczego produkcja to „czarna dziura” ?

O co chodzi z tą „czarną dziurą” ?? Przede wszystkim o brak spójnych danych i informacji, pochodzących z jednego źródła, a dotyczących przygotowania, przebiegu i kontroli procesu produkcyjnego, w który są zaangażowane różne działy w przedsiębiorstwie produkcyjnym (dział produkcji, zaopatrzenia, logistyki itp.).

Na tą „czarną dziurę” według osób zarządzających produkcją składa się :

brak informacji o kosztach,
o tym co się dzieje z materiałami pobranymi na produkcję,
o absencjach pracowników, postępie realizowanych zleceń produkcyjnych,
większym zużyciu, odpadach, brakach, itp.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest najczęściej posiadanie przez firmę różnych niezintegrowanych programów informatycznych przeznaczonych do wspomagania zarządzania. Programy te są pisane pod indywidualne potrzeby firmy przez jej dział IT lub zewnętrznych programistów albo są to rozwiązania ogólnodostępne na rynku zakupione pod potrzeby informatyczne firmy. Problemem jest to, że każdy dział najczęściej pracuje na osobnym programie, niezintegrowanym i dostęp do różnych informacji niepotrzebnie trwa, ponieważ trzeba zebrać dane z różnych narzędzi, przetworzyć i udostępnić w postaci konkretnych raportów i analiz. Często jest tak, że dane te nie są spójne i obarczone są różnymi błędami. Stąd wiele firm produkcyjnych poszukuje zintegrowanego oprogramowania, które zostanie wdrożone w całej firmie i zapewni spójność gromadzonych danych, dostęp do bieżących informacji, rejestrację produkcji w toku, podgląd na działania zrealizowane przez inne działy – złożone zamówienia od odbiorców, zamówienia materiałów u dostawców, stany magazynowe itp.

Z informacyjną „czarną dziurą” można walczyć poprzez systemy ERP do gromadzenia danych i przetwarzania je w informacje użyteczne w procesie zarządzania i podejmowania decyzji.

Poszukując odpowiednich narzędzi informatycznych do zarządzania produkcją, nie należy tylko kierować się zakresem funkcjonalnym, który rozwiąże teraźniejsze problemy – trzeba również zwrócić uwagę na rozwój danego produktu:

częstotliwość aktualizacji,
nowe funkcje,
umiejscowienie produktu w strategii producenta.

Koszty szybko zredukować!

Przedsiębiorstwa produkcyjne szukają odpowiednich rozwiązań nie tylko w celu gromadzenia danych i usprawnienia pracy, ale przede wszystkim w celu uchwycenia kosztów produkcji i oceny kondycji firmy.

Redukcja kosztów jest od jakiegoś czasu topowym tematem w wielu firmach.Każda firma, nieważne z jakiej jest branży, zawsze chce produkować wyroby dobre pod względem jakości i zarazem optymalne pod względem kosztów jakie trzeba ponieść na ich produkcję. Potrzeba identyfikacji źródeł kosztów oraz ustalenie zasadności ich ponoszenia jest bardzo silna wśród kadry zarządzającej przedsiębiorstwami.

Firmy ponoszą standardowe koszty na wyprodukowanie wyrobu finalnego: koszty maszyn, ludzi, materiałów itp. Wśród tych kosztów, ważne jest rozpoznanie tych, które są zbędne. Na pytanie, które koszty można wyeliminować lub które koszty można zredukować – nie da się tak łatwo odpowiedzieć, jeżeli nie dysponujemy odpowiednią liczbą danych i informacji.

Wśród źródeł kosztów niestandardowych, czyli takich które nie dodają wartości, należy wymienić:

nadprodukcję,
zbędne ruchy,
powtórne przetwarzanie,
oczekiwanie, poprawianie, przemieszczanie,
nadmierne zapasy.

Wymienione źródła kosztów niestandardowych są przedmiotem zainteresowania koncepcji lean manufacturing, której istotą jest odchudzenie produkcji z tego, co nie dodaje wartości. Coraz więcej firm produkcyjnych chce, aby podjęcie decyzji o redukcji kosztów było wynikiem świadomego długofalowego działania, a nie działaniem doraźnym, które w danym momencie przyniesie oczekiwane korzyści, ale nie zmieni podejścia do realizacji nie tylko procesów produkcyjnych, ale innych kluczowych procesów biznesowych.

ERP batem na nadmierne koszty

Długofalowe zmiany w podejściu do realizacji wielu procesów zachodzących w firmie – wspierają systemy informatyczne przeznaczone do kompleksowego zarządzania różnymi obszarami firmy.

Systemy ERP dzięki swoim funkcjonalnościom i dobrze przemyślanej implementacji pozwalają gromadzić dane z różnych obszarów firmy, a następnie dzięki analizom i raportom zamienić te dane w informacje o stanie przedsiębiorstwa i zasadności realizowanych czynności. Często osoby zarządzające firmą, nie mając dobrych narzędzi i nie mogą jednoznacznie ocenić, które czynności na przykład w procesie produkcyjnym są zbędne, a które realizowane w sposób nie prawidłowy. Dzięki zastosowaniu zintegrowanych, wielomodułowych systemów ERP kadra zarządzająca, na podstawie zgromadzonych danych może zidentyfikować np. źródła większego zużycia materiału pobranego do produkcji, przyczyny zbyt długiego czasu wykonywania danej czynności w stosunku do czasu, który był planowany, przyczyny nadprodukcji i nadmiernych zapasów magazynowych itp.

Mając konkretne informacje można podejmować decyzje zmieniające dotychczasowe sposoby realizacji poszczególnych czynności i „odchudzać” produkcję z tych kosztów, których firma ponosić nie musi.

Oprócz dobrego systemu, ważne są różne modele działania – praktyki biznesowe, skuteczne i sprawdzone już w innych firmach. Dzięki nim kadra zarządzająca produkcją wie od czego zacząć informatyzację obszaru produkcji, jakie cele osiągnąć, jak zastosować system ERP do wsparcia codziennej pracy w obszarze zarządzania produkcją. Modele wdrożeniowe produkcji skracają czas wdrożenia rozwiązania informatycznego, zmniejszają koszty wdrożenia i ograniczają do minimum zasoby firmy niezbędne do wprowadzenia nowego systemu. Modelowe wdrożenia produkcji