Jeszcze kilkanaście lat temu większość firm podchodziła do sprzętu biurowego w jeden, dość prosty sposób. Kupujemy, amortyzujemy, użytkujemy do momentu, aż stanie się nieopłacalny w naprawie. A potem wymieniamy. Dziś ten model coraz częściej ustępuje miejsca elastyczniejszym formom korzystania z urządzeń, takim jak wynajem urządzeń wielofunkcyjnych. Dlaczego?
Dlaczego coraz więcej firm wybiera wynajem zamiast zakupu?
Zakup nowej kopiarki czy drukarki oznacza jednorazowy, wysoki wydatek oraz konieczność samodzielnego dbania o serwis, materiały eksploatacyjne i ewentualne naprawy. W przypadku firm z większą liczbą urządzeń (np. kilku oddziałów lub działów wymagających niezależnych punktów druku) oznacza to także więcej obowiązków organizacyjnych. Wynajem urządzenia wielofunkcyjnego przenosi dużą część tej odpowiedzialności na dostawcę.
Jakie są tego korzyści? Przede wszystkim:
- brak konieczności inwestowania dużych kwot w sprzęt,
- stałe, przewidywalne opłaty miesięczne,
- serwis i materiały eksploatacyjne w pakiecie,
- możliwość dopasowania parametrów urządzeń do aktualnych potrzeb firmy.
Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić się na swojej działalności, a nie na obsłudze technicznej sprzętu.
Wynajem kserokopiarek i urządzeń a realne koszty
Gdy porównamy pełny koszt posiadania sprzętu (zakup, serwis, części, materiały eksploatacyjne, czas pracy działu administracji) z kosztem wynajmu, często okazuje się, że różnica jest niewielka. A bywa też tak, że wynajem wychodzi taniej.
Wynajem kserokopiarek i innych urządzeń biurowych działa trochę jak abonament na usługę. Płacimy za dostęp, a nie za własność. Dzięki temu, jeśli urządzenie ulegnie awarii, dostawca zapewnia naprawę lub wymianę, często w ciągu 24–48 godzin.
Nie można też zapominać o podatkach. Opłaty za wynajem urządzeń można zazwyczaj zaliczyć w koszty uzyskania przychodu w całości, bez konieczności prowadzenia amortyzacji. To upraszcza księgowość i poprawia płynność finansową.
Technologia i zarządzanie flotą
Sam wynajem to jedno, ale prawdziwa wygoda zaczyna się wtedy, gdy mamy możliwość pełnej kontroli i automatyzacji obsługi sprzętu. Tu właśnie wchodzi do gry program eKONTAKT. To system do obsługi dzierżawionych urządzeń, który może znacząco odciążyć administrację.
Aplikacja obsługuje m.in. urządzenia wielofunkcyjne, drukarki, niszczarki, bindownice czy plotery. Współpracuje z programem księgowym i umożliwia:
- automatyczne pobieranie liczników,
- samodzielne wprowadzanie danych przez moduł Kliencki,
- zgłaszanie wezwań serwisowych online,
- automatyczne wystawianie faktur.
Co więcej, eKONTAKT gromadzi szczegółowe informacje o warunkach finansowych umów, terminach wystawiania faktur, użytkownikach, przypisanych technikach, a nawet o modelach urządzeń, ich wydajnościach i materiałach eksploatacyjnych. W praktyce oznacza to, że administrator mający umowę Z wynajmem urządzeń wielofunkcyjnych w Biuro Innowacje masz wszystkie dane w jednym miejscu.
Wynajem urządzeń wielofunkcyjnych – rozwiązanie na dziś i jutro
Nie da się dziś z całą pewnością przewidzieć, czego firma będzie potrzebować za kilka lat. Technologie rozwijają się błyskawicznie, przepisy potrafią zmienić się z roku na rok, a praca zdalna i hybrydowa to dzisiaj standard. To wszystko wpływa na to, jak korzystamy z dokumentów i sprzętu w biurze.
Właśnie dlatego wynajem urządzeń wielofunkcyjnych to bezpieczniejsza opcja niż kupno. Pozwala łatwo dostosować sprzęt do aktualnych potrzeb. Bez ryzyka, że zainwestujemy w drogi model, który po czasie okaże się za słaby albo zwyczajnie niepotrzebny.
Nazywam się Sebastian Szydłowski i jestem przedsiębiorcą z 15 letnim doświadczeniem. Na moim koncie jest już ponad 5 spółek i ponad 100 milionów wygenerowanego przychodu. Zapraszam Was do śledzenia mojego bloga!
