Nowocześnie prowadzony biznes to taki, który korzysta z dostępnych rozwiązań technologicznych i innowacji, by funkcjonować sprawnie, bezpiecznie, zgodnie z obowiązującym prawem oraz ekologicznie. Elektroniczne podpisywanie dokumentów jest w kontekście ekologii jedną z najciekawszych innowacji, które stały się dostępne dla szeroko pojętego świata biznesu, choć to zdecydowanie nie jedyna zaleta tego rozwiązania. Dlaczego jest ono tak rewolucyjne i jakie są realne korzyści z e-Podpisywania?

Na czym polega e-Podpisywanie?

Zasada działania usługi elektronicznego podpisywania jest bardzo prosta: zamiast składać własnoręczny podpis na fizycznym egzemplarzu dokumentu, umieszczany jest on na dokumencie elektronicznym przy wykorzystaniu tabletu wyposażonego w warstwę biometryczną oraz odpowiednie oprogramowanie.

Rejestruje ono nie tylko kształt złożonego podpisu, ale także dokładną lokalizację geograficzną (współrzędne), siłę nacisku na ekran tabletu i sposób oraz dynamikę pisania. Dane te zostają następnie zaszyfrowane, a system dołącza je do pliku w takiej zaszyfrowanej postaci, po czym dokument jest natychmiast zapisywany jako plik PDF.

Dzięki temu podpis złożony na elektronicznym dokumencie jest praktycznie niepodatny na jakiekolwiek modyfikacje czy manipulacje, nie da się go również w żaden sposób skopiować ani przenieść na inny dokument.

Podpis kwalifikowany to nie to samo, co e-podpis!

Warto w tym miejscu przypomnieć, na czym polega zasadnicza różnica pomiędzy e-Podpisywaniem a złożeniem podpisu kwalifikowanego. Ten drugi jest składany wyłącznie przy pomocy dedykowanego urządzenia, a w procesie weryfikacji autentyczności niezbędny jest kod generowany jednorazowo przez token lub smartfon. To właśnie ten kod identyfikuje zarówno osobę składającą podpis, jak i urządzenie, w którym został wygenerowany. Ponadto podpis kwalifikowany jest wydawany na określony czas, po upływie którego certyfikat wygasa i należy go odnowić, by móc nadal korzystać z tego rozwiązania.

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa istnieje grupa dokumentów, które muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem, choć jednocześnie nie ma wymogu, by dokumenty te miały formę papierową. Jedynym wyjątkiem od tej zasady są dokumenty poświadczone notarialnie i takie, na których wymagane jest złożenie odcisku pieczęci – te muszą zostać wydrukowane i nie da się ich podpisać elektronicznie.

Co w tym kontekście istotne, za własnoręczny podpis jest uznawany taki podpis, który został złożony tak, że nie jest możliwe jego dalsze skopiowanie ani oderwanie od podpisanego dokumentu oraz zawartej na nim treści. Sposób, w jaki został złożony własnoręczny podpis, musi przy tym dawać gwarancję integralności, autentyczności, utrwalenia oraz zachowania go. Wszystkie wymienione wymogi bez problemu spełnia e-podpis składany przy użyciu urządzenia mobilnego (np. tabletu) z warstwą biometryczną. W praktyce oznacza to, że poza wymienionymi powyżej wyjątkami, każdy dokument może być sygnowany za pomocą e-Podpisywania.

e-Podpisywanie – najważniejsze korzyści

W każdej firmie nie funkcjonującej w wymiarze Paperless (czyli bez dokumentacji w postaci kartek) Codziennie generowane są dziesiątki, setki lub nawet tysiące dokumentów papierowych, które muszą zostać podpisane, zaewidencjonowane oraz przechowane. Wdrożenie rozwiązań typu Paperless pozwoli znacząco zmniejszyć koszty magazynowania dokumentacji papierowej, a także ogromnie usprawni obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą a jej partnerami biznesowymi.

Wśród innych zalet e-Podpisywania należy ponadto wymienić:

• zmniejszenie liczby błędów popełnianych przez pracowników przy ręcznym ewidencjonowaniu dokumentów,
• możliwość błyskawicznego odnalezienia potrzebnego dokumentu niezależnie od tego, jak dawno został wygenerowany,
• możliwość dowolnego przydzielenia dostępu do poszczególnych dokumentów dla konkretnych pracowników lub zespołów pracowników,
• pełną zgodność systemu z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Opracowany przez polską firmę INFINITE system e-Podpisywanie oferuje bezpieczeństwo na poziomie technologii wykorzystywanych przez wojsko. Więcej informacji o systemie można znaleźć bezpośrednio na stronie marki INFINITE pod adresem https://infinite.pl/oferta-infinite/e-podpisywanie.