Ciężko zaprzeczyć faktowi, iż postęp technologiczny i związana z tym cyfryzacja mają coraz większy wpływ na wszelkie działania biznesowe. Firmy, które "idą z duchem czasu" i starają się usprawniać pracę w przedsiębiorstwie dzięki wdrażaniu nowoczesnych narzędzi funkcjonują bardziej efektywnie. Jednym z systemów, na które warto zwrócić uwagę w tym temacie jest Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD).

Elektroniczny Obieg Dokumentów - na czym polega?

Pojęcie odnosi się do oprogramowania pozwalającego przedsiębiorstwom na wymianę dokumentacji poprzez ich wysyłkę w formie cyfrowej oraz późniejszą archiwizację. Jego zadania polegają m.in. na bardziej efektywnym przepływie informacji oraz łatwym dostępie do umieszczonych w nim plików. W ostatnich latach Elektroniczny Obieg Dokumentów zyskał znaczną popularność - korzysta z niego obecnie większość firm ze środowiska biznesowego. Nic dziwnego, system znacznie ułatwia zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie, a lista argumentów przekonująca do wdrożenia go także u siebie jest długa.

Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Pierwszą rzeczą, o której warto wspomnieć jest na pewno redukcja kosztów. Dzięki digitalizacji dokumentów i korzystaniu z EOD eliminujemy wydatki potrzebne na zakup papieru oraz tuszu do druku, podobnie dzieje się z kosztami wysyłki. System pozwala także na zaoszczędzenie czasu. Dotarcie dokumentacji od jednego podmiotu do drugiego zajmuje sekundy i zmniejsza zależność od usług pocztowych. W tradycyjnej formie niestety często trwa to kilka dni (jeśli nie tygodni) zanim np. umowy zostaną podpisane przez obie strony i odesłane pod właściwy adres.
Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia także komunikację wewnątrz firmy. Obsługa dokumentów odbywa się za pośrednictwem jednego kanału. Dzięki temu, że znajdują się w jednym miejscu praktycznie do zera spada liczba sytuacji związanych z ich zgubieniem czy przypadkowym zniszczeniem. Mamy ponadto dostęp do obecnych statusów dokumentów, historii ich przetwarzania oraz wyszukiwarkę pozwalającą na szybkie odnalezienie interesujących nas pism. Dużą zaletą systemu jest także ochrona plików, które się w nim znajdują. Wgląd w nie mają tylko upoważnieni pracownicy, co zwiększa bezpieczeństwo zawartych w nich danych. Jedną z rzeczy, na które zwracają uwagę użytkownicy EOD jest łatwa dostępność do umów, faktur, itp. z każdego miejsca na ziemi. Nie trzeba znajdować się fizycznie w biurze, bo wszystko zawarte jest w systemie.
Dodatkowo, w niektórych oprogramowaniach Elektronicznego Obiegu Dokumentów istnieje możliwość dokonywania także transakcji poprzez Przelewy24. Taka funkcja dostępna jest np. w systemie EDI od Infinite - jednego z autorytetów w branży dostarczającej rozwiązania informatyczne dla firm.

Z każdym dniem na wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w swojej firmie decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Na początku jego implementacją zainteresowani byli głównie duzi gracze, natomiast obecnie coraz bardziej wzrasta liczba mniejszych firm stosujących EOD. Z jego wprowadzeniem wiąże się szereg (wspomnianych wyżej) korzyści, z którymi zaznajomić się powinien każdy przedsiębiorca zastanawiający się nad decyzją o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów u siebie.