Stosy dokumentów oraz wypełnionych nimi segregatorów do niedawna były nieodzownym elementem wielu biur i pomieszczeń każdej firmy. Sposób ich przechowywania i właściwa organizacja stanowiły jedne z podstawowych procedur, definiujących sposób pracy danej struktury. Wraz z rozwojem technologii pojawiły się rozwiązania i narzędzia, które raz na zawsze pomagają rozwiązać ten problem. W dobie Internetu i powszechnej cyfryzacji osoby prowadzące własne działalności gospodarcze coraz chętniej szukają rozwiązań, które pomogą im w prosty i nieinwazyjny sposób zadbać o właściwy obieg dokumentów, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Coraz większa liczba przedsiębiorców zainteresowana jest korzystaniem z tzw. e-faktur. Takie rozwiązania są już dostępne dla małych i średnich firm, samozatrudnionych jak również freelancerów.

Drukowanie dokumentów i faktur jest już niepotrzebne a wystawiane i obsługę faktur można wykonywać w chmurze – rozwiązanie idealne dla małych i średnich firm.

Najczęstszym dokumentem w obiegu firmowym jest faktura. To na jej podstawie przedsiębiorcy tworzą ewidencję przychodów i dokonują rozliczenia swojej działalności. Zatem właściwe gromadzenie i rozliczanie faktur są podstawowym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy zarówno małego jak i dużego.

Za fakturę elektroniczną, dla potrzeb stosowania ustawy o VAT, uznaje się dokument w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem, że ten gwarantuje jej integralność i czytelność. Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej do 2020 roku, ma to być główne narzędzie fakturowania w Europie.

Dokumenty obecnie nie muszą być drukowane a ich obrót nie musi być w formie papierowej.

To samo dotyczy również innych dokumentów w obiegu firmowym. Coraz więcej dokumentów nie musi być drukowana i jest to związane zarówno z samą możliwością technologiczną jak również z obowiązującymi przepisami prawa. Mimo to wciąż wśród wielu przedsiębiorców pokutuje na ten temat opinia, która niekoniecznie pokrywają się z prawdą.

Jednak aby przechowywać dokumenty firmowe w postaci elektronicznej muszą być spełnione pewne zasady i przesłanki.

Obligatoryjnie jest przechowywanie dokumentacji księgowej aby przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony. Oczywiście istnieją również inne ogólne przesłanki które powinny być zachowane i dotyczy to głównie zasad bezpieczeństwa. Pozostałem funkcje jak etykietowanie, nadawanie opisów itd. to są tylko elementy która mają na celu lepszą i wygodniejszą pracę z dokumentami.

Obecnie faktury elektroniczne podobnie jak te tradycyjne przechowuje się przez okres 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Można je przechowywać w formie elektronicznej. Należy jednak pamiętać o tym, że mają być uporządkowane w taki sposób, aby można było łatwo je odszukać.

Wymiana dokumentów w formie elektronicznej jest możliwa również w przypadku innych dokumentów.

Technologia oraz funkcjonalności systemów oraz obowiązujące przepisy jak najbardziej dopuszczają takie formy wymiany dokumentów i to w coraz większym spectrum. Wymiana dokumentów pomiędzy firmami to jeden z podstawowych procesów biznesowych. Codziennie różne przedsiębiorcy wymieniają nie tylko faktury ale np. umowy, zamówienia, faktur czy inne dokumenty. Coraz częściej odbywa się to za pośrednictwem plików elektronicznych, które znajdują liczne rzesze zwolenników głównie wśród osób młodych i tych którzy podążają za trendami technologicznymi. Forma elektroniczna jest uznawana nawet jeżeli tego nie regulują przepisy.

Coraz więcej firm przechodzi na ten rodzaj obiegu dokumentów i to nie tylko faktur. Korzystanie z e-faktur niesie za sobą szereg udogodnień dla podmiotów korzystających z tej formy tworzenia, księgowania, przechowywania i regulowania rachunków. Jej wybór oznacza zdecydowane skrócenie czasu oczekiwania na dokument, oszczędność papieru, a także miejsca, w którym należałoby je przechowywać. Korzyści z tego rozwiązania dostrzegają również rządzący.

Z takiej formy wystawiania faktur korzystają małe i średnie firmy oraz Freelancerzy.

Ze względu na dostępność technologiczną i cenową to, co było dotychczas zarezerwowane tylko dla dużych firm, teraz dostępne jest także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Głównie dlatego że przejście na tego typu rozwiązanie wiązało się dużymi kosztami inwestycyjnymi i kosztami obsługi. Teraz rozwiązania w modelu chmurowym dają zupełnie inne dużo bardziej powszechne możliwości.

Elektroniczny obrót dokumentami i fakturami jest coraz popularniejszy wśród małych firm i freelancerów

Z uwagi na popularność pracy zdalnej oraz formach różnego samozatrudnienia takie rozwiązanie wydaje się być idealne. Rośnie popyt na niezależność i rośnie popyt na oszczędności czasowe i oszczędności kosztów. Elektroniczny obrót fakturami i innymi dokumentami daje wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu i pieniędzy. Popularności tego typu technologii wiąże się z coraz mniejszymi kosztami licencji jak również z coraz prostszą obsługą i użytecznością.

Mały i średni przedsiębiorca nie musi już osobiście dostarczać faktur do księgowej.

Właśnie systemy takie jak EBi24 to system do elektronicznego obiegu dokumentów i wystawiania faktur. Dzięki niemu można w łatwy i prosty sposób dostarczać dokumenty do biura księgowego bez konieczności osobistej wizyty. Minimalne staje się także ryzyko przypadkowego zagubienia faktury. W systemie EBI24 gromadzenie faktur jest również łatwiejsze i tutaj można też wykorzystać urządzenia mobilne dzięki którym natychmiast możemy fakturę kosztową umieścić w odpowiednim katalogu i udostępnić księgowej lub innej osobie. Bardzo obrazowo pokazuje to film na stronie www.ebi24.pl

Proste wdrożenie i łatwość użytkowania

Wdrożenie systemu jest bardzo proste i praktycznie bezkosztowe. Rozpoczęcie pracy zaczyna się od wprowadzenia danych firmowych i danych kontrahentów i osób współpracujących. Obsługę zaczynamy od wystawienia lub umieszczenia w nim pierwszych dokumentów. Platformę można obsługiwać z dowolnego miejsca z wykorzystaniem również z urządzenia mobilnego. Należy pamiętać, że można rozpocząć pracę z systemem EBI24 w formie 30 dniowego bezpłatnego konta. Takie przetestowanie na pewno ułatwi decyzję czy elektroniczna forma zarządzania dokumentami jest korzyścią dla przedsiębiorcy.

Jak działań system do elektronicznej obsługi faktur i dokumentów w chmurze będzie można dowiedzieć się podczas webinarium na żywo już 29 listopada br o godz. 16.00 gdzie zostaną pokazane właśnie możliwości systemu EBI24 pod katem obsługi i dostarczania faktur do biura księgowego.