Moment na zewnętrzne wsparcie księgowe pojawia się wtedy, gdy dotychczasowy sposób pracy przestaje zapewniać terminowe rozliczenia i informacje potrzebne do prowadzenia firmy. Nie wyznacza go sama liczba faktur czy pracowników. Większe znaczenie mają złożoność transakcji, tempo zmian i to, czy zarząd otrzymuje wiarygodne dane na czas. Wsparcie może obejmować pełną obsługę, wybrany proces albo nadzór nad istniejącym działem księgowym.
Wzrost sprzedaży zwiększa wymagania wobec finansów
Nowi klienci i kolejne zamówienia zwykle oznaczają większy obieg dokumentów, lecz problemy nie kończą się na ich liczbie. Firma zaczyna sprzedawać w innych krajach, uruchamia magazyn, zawiera długoterminowe kontrakty albo tworzy nową spółkę. Pojawiają się zagadnienia, których wcześniej nie było w codziennej pracy księgowości.
Dobrym przykładem jest przedsiębiorstwo, które przechodzi od prostych usług do realizacji projektów rozliczanych etapami. Samo zaksięgowanie faktury nie pokazuje jeszcze rzeczywistej rentowności zlecenia. Potrzebne stają się uzgodnione zasady przypisywania przychodów i kosztów do okresów oraz raportowanie według projektów.
Jeżeli zespół stale nadrabia zaległości, trudniej mu przeanalizować nowe umowy lub przygotować dane dla zarządu. Powtarzające się opóźnienia są więc sygnałem do oceny organizacji pracy. Nie oznaczają automatycznie niskich kompetencji pracowników: zakres działalności mógł po prostu przerosnąć dotychczasowy model obsługi.
Raport przychodzi zbyt późno, żeby wspierać decyzje
Kolejnym sygnałem jest sytuacja, w której firma zna stan rachunku bankowego, ale długo czeka na wynik miesiąca. Zarząd podejmuje wtedy decyzje o zatrudnieniu, cenach lub inwestycjach bez aktualnej informacji o kosztach i marżach.
Warto sprawdzić, ile czasu zajmuje zamknięcie okresu i co je opóźnia. Przyczyną mogą być dokumenty przekazywane po terminie, brak akceptacji kosztów, niespójne dane magazynowe albo ręczne zestawianie informacji z kilku systemów. Samo zwiększenie liczby osób księgujących nie musi usunąć tych przeszkód.
Zewnętrzny partner powinien pomóc określić docelowy kalendarz zamknięcia, odpowiedzialność za dane i zakres raportów. Dla jednego przedsiębiorstwa wystarczą miesięczne zestawienia rentowności, dla innego potrzebne będą dodatkowo prognozy przepływów i raportowanie do grupy kapitałowej. Zakres trzeba ustalić przed wyceną usługi.
Wiedza i dostęp do danych skupiają się u jednej osoby
Gdy tylko jedna osoba zna sposób rozliczania kontraktów, obsługuje kluczowe terminy i potrafi odtworzyć pliki robocze, firma staje się podatna na przerwy w pracy. Urlop, choroba lub odejście pracownika mogą wtedy zatrzymać ważne czynności.
Przed decyzją o outsourcingu warto ocenić dokumentację procesów, dostępność zastępstw i uprawnienia do systemów. Przydatne są instrukcje dotyczące zamknięcia miesiąca, uzgadniania sald i przygotowania płatności. Równie ważne jest rozdzielenie wprowadzania danych, akceptacji kosztu i zatwierdzania przelewu.
Dobrze ustalona współpraca zewnętrzna powinna ograniczać zależność od pojedynczych osób. Nie można jednak zakładać, że nastąpi to samoczynnie po podpisaniu umowy. Trzeba uzgodnić skład i zastępowalność zespołu, sposób kontaktu oraz dostęp firmy do własnych danych.
Wsparcie można dobrać do rzeczywistej luki
Pełne przekazanie księgowości jest jednym z możliwych wariantów. Warto je rozważyć tam, gdzie przedsiębiorstwo chce zmienić cały model obsługi, ale wymaga starannie zaplanowanego przekazania danych i obowiązków.
Jeżeli firma ma sprawny zespół, a brakuje mu kompetencji w określonym obszarze, wystarczające może być wsparcie specjalistyczne. Przykładem są sprawozdania według MSSF, rozliczenia nietypowych transakcji lub wdrożenie raportowania zarządczego. Inną opcją jest okresowy nadzór nad księgami.
Usługi księgowe Moore Polska obejmują prowadzenie ksiąg, sprawozdawczość, nadzór i raportowanie. Dzięki temu rozmowę o współpracy można zacząć od wskazania konkretnej potrzeby, zamiast przyjmować, że każda rosnąca firma musi przekazać na zewnątrz wszystkie procesy finansowe.
Przekazanie obsługi wymaga planu
Przed zmianą należy ustalić datę przejęcia obowiązków, stan uzgodnienia ksiąg i odpowiedzialność za wcześniejsze okresy. Ważne są zasady przekazania archiwum, sald otwarcia, ewidencji pomocniczych i dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.
W umowie oraz organizacji pracy warto opisać terminy dostarczania dokumentów, sposób akceptowania zapisów wymagających decyzji zarządu, raporty i postępowanie przy błędach. Trzeba też ustalić uprawnienia do danych, zabezpieczenia i zasady zakończenia współpracy. Dostęp do kompletnej historii ksiąg powinien być możliwy również po zmianie dostawcy.
Powierzenie czynności zewnętrznemu podmiotowi nie usuwa ustawowej odpowiedzialności kierownika jednostki za rachunkowość, w tym nadzór. Zarząd nadal powinien rozumieć otrzymywane informacje i zapewniać prawidłową organizację obiegu danych.
Oceniaj efekt według jakości informacji
Przy wyborze partnera cenę należy zestawić z zakresem obsługi, terminami zamknięcia, doświadczeniem w danym modelu działalności i jakością komunikacji. Najniższa stawka nie daje porównania, jeśli jedna oferta obejmuje wyłącznie ewidencję, a druga także raporty i nadzór.
Pierwszym krokiem może być przegląd obecnego procesu: co jest wykonywane poprawnie, gdzie powstają opóźnienia i jakich danych brakuje zarządowi. Na tej podstawie łatwiej ustalić zakres wsparcia z Moore Polska oraz kryteria oceny współpracy. Jej wartość powinna być widoczna w terminowych rozliczeniach, uporządkowanym procesie i informacjach, na których można oprzeć decyzje.
Artykuł sponsorowany
